Lako se zbuniti u ciklusu životnih događaja. Djecu da pravilno rasporede vrijeme uče odrasli, koji često sve odlažu za kasnije. To „kasnije“po pravilu nikada ne dolazi. Svi planirani slučajevi se glatko odbacuju od strane drugih i na kraju se pretvaraju u jednu kontinuiranu grudu neriješenih zadataka.
Problem najčešće nije u broju slučajeva, već u neracionalno sastavljenom rasporedu. Ljudi ne obraćaju dužnu pažnju na planiranje svojih aktivnosti. Ali, nakon što ste potrošili dosta ličnog vremena na učenje osnova upravljanja vremenom, možete značajno uštedjeti vrijeme u budućnosti. Tada će u životu biti mjesta ne samo za vječne probleme, već i za sebe i svoju porodicu. Jedna od najjednostavnijih i najefikasnijih tehnika planiranja je Eisenhowerov princip.
Šta je suština tehnike?
Princip Eisenhowerove matrice je kompetentna raspodjela zadataka ovisno o stepenu njihove važnosti. Pomaže da se cijela lista zadataka podijeli na važne i nevažne, hitne i ne baš važne. Pomoću matrice možete odrediti vremenski period koji će biti potreban za rješavanje problema,uostalom, nešto zahtijeva više pažnje, a neke stvari nisu vrijedne pet minuta utrošenih na njih.
Da biste postigli uspjeh, morate slijediti određeni algoritam. Redoslijed potrebnih radnji ovisi o prioritetu zadataka. Po pravilu, različiti faktori ometaju koncentraciju na jedan cilj: lični problemi, ljudi oko vas, navike itd. Eisenhower metoda može pomoći da se riješite slabosti i fokusirate se samo na korisne radnje.
Kako je nastao ovaj princip, ko ga je formirao?
Trideset četvrti predsednik Sjedinjenih Američkih Država, Dvajt Dejvid Ajzenhauer, potkrepio je opisani princip upravljanja vremenom. Političar nije mogao ni jedan zadatak ostaviti neriješenim, pa se trudio da svoj raspored bude što racionalniji i optimiziran. Kao rezultat toga, Eisenhower je transformirao sve zadatke u matricu.
Danas, kancelarijski radnici, menadžeri i viši rukovodioci koriste predsednikov metod. Ovo sugerira da je ovaj način određivanja prioriteta zaista efikasan i relevantan.
Šta je matrica Dwighta Eisenhowera?
Eisenhowerov kvadrat (ili principi vremenskog planiranja) zasniva se na konstrukciji matrice. Osnove matrice su osa važnosti (apscisa) i osa hitnosti (ordinata). Njihovo međusobno ukrštanje daje četiri kvadrata, od kojih je svaki ispunjen zadacima, prema njihovoj distribuciji.
Dakle, za početak, treba da odlučite šta je važno, a šta hitno. Važne stvari imaju najveći uticaj na postignućerezultat, a hitni zadaci zahtijevaju hitno izvršenje. Generalno, formira se slika koja daje potpunu sliku stanja stvari.
Matrix će vam omogućiti da postavite prave prioritete - šta može čekati, a šta neće biti odloženo.
Šta je u kvadratu A?
Prvi kvadrat, koji se nalazi u gornjem lijevom uglu, zove se kvadrat A. Najvažniji i najhitniji zadaci su upisani u ovu ćeliju. U idealnom slučaju, ovaj kvadrat bi trebao biti prazan, jer vam racionalno raspoređeno vrijeme omogućava izbjegavanje prisutnosti slučajeva ove vrste u principu.
Glavne stvari uključuju:
- zdravstveni problemi koji se obično javljaju u najnepovoljnijim trenucima;
- šta može imati negativan uticaj na performanse;
- stvari koje, ako se ne urade, mogu dovesti do novih problema.
Samokontrola osobe je odgovorna za punoću ovog kvadrata. Uostalom, ako se novi slučajevi pojavljuju u ćeliji A svaki dan, Eisenhowerov princip neće pomoći. Ovdje se u principu treba okrenuti upravljanju vremenom, ali prvo se morate pozabaviti svim slučajevima koji će ispuniti kvadrat A u bliskoj budućnosti.
Uprkos najvećem prioritetu ovog kvadrata, moguće je prenijeti rješenje problema koji ispunjavaju ćeliju na nekog drugog. Ali to je samo ako je to moguće, a stvari ne zahtijevaju nužno lično učešće.
Koje zadatke znači kvadratU?
Ovaj dio matrice je ispunjen dnevnim aktivnostima. U pravilu je ovdje uključeno sve što zaslužuje najveću pažnju. To su važne, ali ne hitne stvari, od kojih se većina odnosi na glavnu djelatnost osobe. Niska hitnost zadataka omogućit će vam da ne donosite iznenadne odluke, a konstruktivan i razuman pristup omogućit će vam da sve zadatke izvršite efikasnije.
Ljudi koji uglavnom rješavaju probleme kvadranta B su produktivniji. Uz dobre radne rezultate, takvi ljudi imaju dovoljno vremena za lični život, ne doživljavaju stalni stres. Ovaj kvadrat se sastoji od zadataka koji su malo važni i, možda, donekle svakodnevni, ali se od njih uglavnom sastoji ljudska aktivnost.
Zadaci iz sektora B imaju snažan uticaj i na moral i na materijalno stanje. To su sport, dijeta, spavanje, učenje i rad - one stvari bez kojih se ne može, ali obično posvećuju najmanje pažnje i mnogo toga puštaju same od sebe.
Koji su slučajevi u kvadratu C?
Kvadrat C uključuje one stvari koje vas ne približavaju željenom cilju, već, naprotiv, usporavaju događaje, odgađaju realizaciju zaista važnih zadataka. Najčešće zahtijevaju hitno ulaganje vremena, ali odvlače pažnju i zalutaju. Ovdje je važno uvijek zapamtiti rezultate svojih aktivnosti i ciljeva i ne prelaziti na sekundarno.
U ovaj sektor možete bezbedno uključiti kućne poslove i obećanja data nekome. Općenito, ovo nije tolikovažno kao hitno.
Šta je u kvadratu D?
Ljudima koji ne znaju kako pravilno planirati svoje vrijeme, stvari sa ovog trga oduzimaju najviše vremena. Ovi zadaci se prije mogu nazvati ne problemima, već ugodnim brigama, koje, osim toga, ne donose apsolutno nikakvu racionalnu korist. Uticaj kvadrata D mora biti, ako ne eliminisan, onda barem smanjen.
Nemojte odmor zamijeniti besciljnim praćenjem društvenih mreža, gledanjem TV emisija ili serija, praznim brbljanjem na telefonu. Slobodno vrijeme možete provesti i za dobrobit sebe i drugih: porodice, voljenih i prijatelja.
Gdje se koristi princip Dwighta Eisenhowera?
Opisani način raspodjele zadataka koristi se ne samo za racionalizaciju vremena. Ubrzana analiza po Eisenhowerovom principu koristi se, na primjer, za određivanje potrebnih funkcija maloprodajnih objekata. Poboljšanje proizvoda u svim fazama životnog ciklusa naziva se funkcionalna analiza troškova (FSA). Ovaj princip kombinuje ekonomske i tehničke metode za određivanje omjera svojstava proizvoda i cijene istog. Ovo posljednje mora biti logično i isplatiti se.
Šta je Ajzenhauerov princip u FSA, proučavali su mnogi stručnjaci iz zemalja sa tržišnom ekonomijom: Francuske, Nemačke, Velike Britanije, SAD. Kao rezultat toga, utvrđeno je da u cilju određivanja raspona relevantnih funkcija objekta,važno je poštovati proporcije između njihove potrebe i troškova. Eisenhowerov princip u FSA je analizirati proizvod i distribuirati njegova svojstva u tri kategorije:
- Kategorija A. Glavne ili osnovne funkcije: direktna namjena robe, za čiju nabavku je potrebno više sredstava.
- Kategorija B. Sekundarne karakteristike proizvoda koje su povezane sa glavnim. Prisustvo ovakvih dodataka je dobrodošlo, ali izostanak ne utiče previše na prodaju.
- Kategorija C. Dodatne karakteristike, čiji nedostatak ni na koji način neće uticati na kvalitet proizvoda. Izbjegavajući trošenje na dodatke koji su potpuno nepotrebni, možete mnogo uštedjeti.
Vježbanje Eisenhowerovog principa
Apsolutno nije potrebno rasporediti zadatke tačno u obliku matrice - u kvadratu, ali u početku možete učiniti samo to kako biste osigurali vidljivost. Pogodno je pretvoriti standardni prikaz matrice u nekoliko lista ili opći plan, gdje su slučajevi iz različitih kvadrata istaknuti bojom. Tako se, na primjer, i hitni i važni zadaci (kvadrat A) mogu pisati crvenim mastilom, važni ali ne hitni zelenim (sektor B), nevažni, ali hitni poslovi (kvadrat C) plavom, a crnom - nevažni i ne- hitno. Istovremeno, stepen važnosti određenog slučaja treba procijeniti ne u umu, već na papiru. Ovako se zadaci oblikuju, a njihovo izvršavanje postaje stvarnije.
Zašto treba koristiti ovaj metod?
PrincipDvajt Ajzenhauer može pomoći da promenite svoj život u smislu racionalizacije vašeg ličnog vremena. Korištenje ove metode omogućava vam da manje vremena trošite na nepotrebne zadatke i fokusirate se na stvari koje najviše obećavaju, kao i da posvetite dovoljno vremena pravilnom odmoru, izbjegavajući takozvane rasipnike vremena: televiziju, besciljno lutanje po prostranstvima weba i slično.
Osoba koja primjenjuje principe upravljanja vremenom u svojim svakodnevnim aktivnostima ne samo da je uspješnija od drugih, prema statistikama, već i zdravija, jer ne doživljava stalni stres povezan sa zagušenošću i stalnim rokovima. Postavljanje prioriteta (Eisenhower princip ili bilo koji drugi) pomoći će vam da optimizirate svoje životne aktivnosti u svim oblastima.
