Šta je "sastanak"? Sama riječ dolazi od praslovenskog "savjet", "veche". U ta davna vremena, skup su organizovali izabrani, obično najmudriji i najiskusniji predstavnici društva. Njegova svrha je bila da se raspravlja o određenoj temi ili problemu i donese odluke koje su trebale ili riješiti nastali problem ili urediti javni red.
Objašnjavajući rječnik V. D. Dmitrieva otkriva značenje imenovane riječi na sljedeći način:
sastanak
sastanak br., s., korišteno komp. često
Morfologija: (ne) šta? sastanci, zašto? sastanak, (vidi) šta? sastanak, šta? sastanak o čemu? o sastanku; šta? sastanci, (ne) šta? sastanci, zašto? sastanci, (vidi) šta? sastanci, šta? sastanci o čemu? o sastancima
1. Sastanak je sastanak nekoliko ljudi da zajedno razgovaraju o praktičnim, poslovnim pitanjima.
Kratak, važan sastanak. jutro,hitan sastanak. Sastanak načelnika odjeljenja zakazan je za 10.00 časova. U Moskvi je održan sastanak predstavnika poslovnih krugova.
2. Sastanak na visokom nivou u štampi se naziva poslovnim, zvaničnim sastankom šefova država.
3. U sudskoj praksi sastanak se naziva zatvoreni razgovor porotnika ili sudija, na kojem se utvrđuje oblik kazne za optuženog.
Na kraju rasprave, sud se povukao na vijećanje.
Sastanak - gubljenje vremena ili efikasan alat za rad sa osobljem? Ko odlučuje ko će, kada i u koju svrhu učestvovati na sastanku? Pokušajmo odgovoriti na ova i druga pitanja.
Svrha događaja
Sastanci služe nekoliko svrha:
- Tokom toga dolazi do razmjene i prijenosa informacija. Govornici pričaju svoju priču, informišući i educirajući ostale učesnike.
- Tokom izvještaja i debate, sve situacije ili procese evaluiraju prisutni na sastanku. Kriterijumi ocjenjivanja se prilagođavaju.
- Za vođu, sastanak može zamijeniti sve procedure evaluacije, budući da se ponašanje podređenog i njegove reakcije mogu koristiti za procjenu njegove kompetentnosti i uključenosti.
- Nadležno prilagođavanje akcija i donošenje efektivnih odluka i mjera.
Šef odlučuje
Ko će učestvovati na sastanku, učestalost i trajanje sastanaka, kao i koja je njihova svrha, odlučuje šef.
Ovisi o pitanju ili problemu koji je izazvao potrebuodržavanje sastanaka. Recimo, direktoru je potrebna kolegijalna odluka – usvajanje budžeta. Svim zaposlenima koji bi trebali učestvovati na sastanku šalje mejl sa približnim sadržajem:
- predstavnici (mailing lista) će prisustvovati sastanku kao i ključno osoblje iz druge partnerske organizacije;
- tema - izdvajanje budžeta za period;
- mesto - velika soba za sastanke;
- datum i vrijeme - 10.11.2018., subota, početak 13:00, završetak 13:50;
- lista tačaka dnevnog reda, odgovornih za govor, vremensko ograničenje za svako pitanje u prilogu.
Vrste i vrste sastanaka
Sastanci su moćan alat za upravljanje. Među njima se ističu:
- formalno i neformalno;
- operativno, konačno, problematično;
- industrijski, pravosudni i tako dalje;
- po nivou: radnja, rukovodstvo, šefovi država i slično;
- zatvoreni i otvoreni sastanci;
- obrazovni, informativni, objašnjavajući;
- prema načinu komunikacije: direktno učešće na sastanku, selektor, video konferencija i tako dalje.
Efikasnost sastanka zavisi od organizacije sastanaka. Trebalo bi uzeti u obzir strukturu preduzeća, specifičnosti interakcije zaposlenih, metode komunikacije, zapošljavanje svakog od učesnika, potrebu za rješavanjem problema i njihovu relevantnost.
Operativno, konačno i problematično
Uspešan timski rad znači konstantaninterakcija svih veza sa primanjem povratnih informacija. Da bi se to postiglo, u pravilu se operativni sastanci održavaju na početku radnog dana. "Silovatelji", "petominutni", "sastanci jedriličara", "letuchki" - tako ih zovu među sobom.
Radionici će prisustvovati zaposleni koje imenuje neposredni rukovodilac. Lista pitanja o kojima se raspravlja je standardna: rezultati proteklog dana, postavljanje ciljeva za danas i tako dalje. Takvi sastanci su kratkog trajanja. Održavaju se redovno, o čemu su svi učesnici unaprijed obavješteni.
Završni sastanci se sazivaju kako bi se razgovaralo o velikom broju posla. Može biti:
- vremenski period: sezona, kvartal, vladavina i tako dalje;
- završetak plana, projekta, zadatka.
Za ovakve sastanke se vrše pedantne pripreme. Unaprijed se poziva na učešće na sastanku o završnom pitanju. Učesnike imenuje voditelj. Takođe navodi listu potrebnih materijala za uspješnu implementaciju. Vrijeme je regulisano kako za svaki nastup, tako i općenito. Sastanak se snima. Svi učesnici moraju biti upoznati sa sadržajem protokola.
Problemski sastanci se organizuju po potrebi, po pravilu se radi o okolnostima više sile, neplaniranih situacija. Osoba odgovorna za rješavanje problema vas poziva da učestvujete na sastanku o nastalom pitanju. Učesnike imenuje voditelj. Tajming nije postavljen. Kao rezultat sastanka donosi se rješenje problema, vrši se analiza uzroka nastanka,izrađuje se lista preventivnih mjera. Prijava je potrebna.
Pozivnica
"Molimo vas da učestvujete na sastanku po pitanju …" - ovako se obično čita tekst pozivnog pisma. Zatim treba navesti glavnu temu, datum, mjesto, vrijeme početka i završetka sastanka. Zatim navedite pitanja koja će biti pokrenuta tokom sastanka. I označite odgovorne osobe za svaku stavku. Neće biti suvišno naznačiti vremensko ograničenje za govor o svakom od pitanja. Pitanja su raspoređena po važnosti rješenja.
Moguće greške u sastancima
Svako ko učestvuje na sastanku je odgovoran za njegovo uspješno i efikasno vođenje. Navodimo tipične greške učešća, organizacije i ponašanja:
- odsustvo, neadekvatnost, netačnost u formulaciji svrhe sastanka;
- nedovoljna priprema;
- odsustvo ili nepoštivanje propisa;
- formalizacija, nema potrebe za sastankom;
- Neblagovremeno obavještenje, nedovoljno vremena za pripremu.
Smanjenje efikasnosti sastanaka i uobičajenih kašnjenja.
Metode implementacije
Svaki džemat ima:
- Predmet je njegova svrha, pitanja i problemi o kojima se raspravlja.
- Meta su oni koji će prisustvovati sastanku, ljudi.
Izbor metode dirigovanja zavisi od toga šta su subjekt i objekat. Navodimo glavne:
- izvještaj;
- razmjenainformacije ili mišljenja;
- brainstorming;
- diskusija.
