Dizajn organizacionih struktura je metodologija korak po korak koja identifikuje disfunkcionalne aspekte toka posla, procedura i sistema, usklađuje ih sa trenutnim poslovnim realnostima i ciljevima, a zatim razvija planove za implementaciju novih promena. Proces ima za cilj poboljšanje i tehničkih i kadrovskih aspekata poslovanja.
Za većinu kompanija, proces dizajna rezultira većim poboljšanjem organizacije, rezultata (profitabilnost, usluga korisnicima, interno poslovanje) i zaposlenih koji su osnaženi i posvećeni poslu.
Obilježje procesa dizajna je sveobuhvatan i holistički pristup organizacijskom poboljšanju koji utiče na sve aspekte korporativnog života, tako da možete postići sljedeće prednosti kada razvijete pravu metodologiju:
- Odlična korisnička usluga.
- Povećajte profitabilnost.
- Smanjenje u radutroškovi.
- Poboljšana efikasnost i vrijeme ciklusa.
- Kultura posvećenih i angažovanih zaposlenih.
- Jasna strategija za upravljanje i razvoj vašeg poslovanja.
Dizajn se odnosi na integraciju ljudi sa osnovnim poslovnim procesima, tehnologijama i sistemima. Dobro osmišljena organizacija osigurava da je oblik kompanije u skladu s njenom svrhom ili strategijom, ispunjava izazove povezane sa stvarnošću poslovanja i uvelike povećava vjerovatnoću da će zajednički napori ljudi biti uspješni.
Kako kompanije rastu i izazovi u vanjskom okruženju postaju složeniji, poslovni procesi, strukture i sistemi koji su nekada funkcionirali postaju prepreke efikasnosti, korisničkoj službi, moralu zaposlenih i finansijskoj profitabilnosti.
Organizacije koje ne ažuriraju periodično pate od simptoma kao što su:
- Neefikasan radni tok bez raščlanjivanja i koraka s dodanom vrijednošću.
- Preterani napor ("nemamo vremena da to uradimo kako treba, ali imamo vremena da to uradimo ponovo")
- Fragmentiran rad sa malo pažnje na veće dobro.
- Nedostatak znanja i orijentacije na kupca.
- Nedostatak odgovornosti ("To nije moj posao").
- Prikrivajte i krivite umjesto da identifikujete i rješavate probleme.
- Kašnjenja u donošenju odluka.
- Ljudi nemaju informacije ili ovlaštenja da rješavaju probleme.
- Uprava, a ne linija fronta, odgovorna je za rješavanje problema kada stvari krenu po zlu.
- Potrebno je punovrijeme je da se nešto uradi.
- Sistemi su loše definisani ili pojačavaju loše ponašanje.
- Nepovjerenje između radnika i uprave.
Korišćene metode
Važno je uzeti u obzir da su uključeni različiti sistemi interakcije. Iako je proces dizajniranja organizacijskih struktura prilagodljiv veličini, složenosti i potrebama bilo koje firme, nije ograničen na interne zahtjeve višeg menadžmenta. Svaki put rješenja se razrađuje pojedinačno. Sam sistem se zasniva na sledećim metodama, koje će biti navedene u nastavku.
1. Povelja procesa planiranja
Kao viši rukovodioci, okupili ste se kako biste razgovarali o trenutnim poslovnim rezultatima, stanju firme, zahtjevima zaštite okoliša i potrebi da se krene u takav proces. Koje su sljedeće akcije? Vi uspostavljate povelju za proces organizacionog dizajna. Uključuje "razlog za promjenu", željene rezultate, obim, dodjelu resursa, vrijeme, učešće, komunikacijsku strategiju i druge parametre koji će voditi projekt.
S vremena na vrijeme, menadžment može proći ili kroz proces strateškog planiranja ili kroz proces razvoja tima prije nego što započne inicijativu za promjenu projekta, ovisno o tome koliko jasno razumije svoju strategiju i koliko dobro rade zajedno kao tim.
2. Razvoj nove politike
Upravljački tim (ili drugi koji su pozvani da učestvuju u procesu) gledaju unaprijed i dizajniraju organizacionustrukture koje uključuju preporuke za "idealnu budućnost". Na ovom nivou, koraci u ovom procesu uključuju:
- Odredite svoj glavni princip organizacije.
- Optimiziranje osnovnih poslovnih procesa koji rezultiraju prihodima ili rezultatima za klijente.
- Dokumentacija i standardizacija procedura.
- Organizovanje ljudi oko ključnih procesa. Određivanje broja osoblja potrebnog za glavni posao.
- Definirajte zadatke, funkcije i vještine. Koje su metrike učinka za svaku funkciju tima? Kako im se sudi i kako se smatraju odgovornim?
- Identifikujte potrebe za opremom, rasporedom i osobljem za različite timove i odjele u cijeloj organizaciji.
- Definirajte resurse podrške (finansije, prodaja, osoblje), misiju, osoblje i gdje bi trebali biti locirani.
- Definirajte strukturu upravljanja koja pruža stratešku, koordinirajuću i operativnu podršku.
- Unapređenje sistema koordinacije i razvoja (zapošljavanje, obuka, naknada, razmjena informacija, postavljanje ciljeva).
U nekom trenutku, proces dizajna se pretvara u planiranje tranzicije jer se određuju kritični datumi implementacije i kreiraju specifični akcioni planovi za implementaciju novog projekta.
A ključni dio ovog koraka je priopćavanje napretka drugim članovima organizacije. Razvijen je komunikacijski plan koji educira ljude o tome šta se dešava. Obrazovanje donosi svijest i inkluzijusvakog - do početka obaveza.
3. Implementacija projekta
Sada je zadatak oživjeti projekat. Metode za projektovanje organizacionih struktura uvek treba da sadrže elemente implementacije. Bez njih, zadaci se neće izvršavati. Ljudi se organiziraju u prirodne radne grupe koje uče novi plan, timske vještine i formiranje inicijativnih grupa. Istražuju se nove radne uloge i uspostavljaju se novi odnosi unutar i izvan jedinice.
Oprema i tehnička sredstva se preuređuju. Promijenjeni su i prilagođeni sistemi nagrađivanja, sistemi poboljšanja učinka, razmjene informacija, donošenja odluka i upravljanja. Nešto od ovoga se može uraditi brzo. Neke kompanije mogu zahtijevati više detalja i biti implementirane tokom dužeg vremenskog perioda.
Smjernice
Metode organizacionog dizajna obavljaju različite poslovne funkcije. Dizajnirani su da zadovolje specifične motive. Također se moraju uložiti napori da se organizacijska struktura uskladi sa promjenjivim potrebama. Dobar sistem ne samo da olakšava komunikaciju, već donosi i efikasnost u različitim segmentima. Stoga je pri razvoju važno obratiti pažnju na principe.
1. Poticanje efikasnosti
Dizajniranje organizacione strukture preduzeća uključuje neke pozitivne elemente za zaposlene. Kao odgovor, možete dobiti pozitivan odgovor od zaposlenih. Glavna svrha organizacione strukture je da unese efikasnost u različite funkcije. Sistematski rad ništa neće prepustiti slučaju, a svaka radnja će biti koordinirana da se izvrši maksimalno.
Članovi organizacije teže da maksimiziraju proizvodnju dobara i usluga iz datih resursa. Ulažu se napori za sistematski, racionalni i koordinisani napori da se kontrolišu različiti otpadi i gubici. Razvijeni su različiti organizacioni modeli kako bi se osigurala efikasnost poslovanja. Odlučni su da postignu svoje ciljeve.
2. Komunikacija
Projektovanje organizacione strukture preduzeća uključuje i trenutak stvaranja kontakata u svim odeljenjima. Komunikacija je problem broj jedan u svakoj organizaciji. Dobra struktura pruža odgovarajući kanal komunikacije između pojedinaca koji rade u organizaciji. Uspostavljeni odnosi izvještavanja, kao i hijerarhija onih koji izvještavaju, također su naznačeni u dobroj strukturi. Postoji potreba za horizontalnim, vertikalnim i bočnim komunikacijskim procesom, a to se radi pomoću dobro planirane strukture.
3. Optimalno korištenje resursa
Pravilna raspodjela resursa također pomaže u njihovoj optimalnoj upotrebi. Osmišljavanjem organizacione strukture organizacije važnije mjesto pridaje se aktivnostima za postizanje zajedničkih ciljeva. Događaji se postavljaju prema njihovoj važnosti u sistemu i daju se odgovarajuće preporuke za raspodjelu resursa. Optimalna alokacija sredstava je neophodna za rast poslovanja.
4. Zadovoljstvo poslom
Dobrodizajniranje organizacione strukture organizacije osigurava da su dužnosti i odgovornosti različitih ljudi koji rade u poslu jasno dodijeljeni. Poslovi se raspoređuju prema znanju, iskustvu i specijalizaciji. Ljudi imaju priliku da objasne svoj rad. Kada ljudi mogu raditi u granicama, bit će zadovoljstvo poslom.
5. Kreativno razmišljanje
Principi dizajniranja organizacionih struktura mogu uključivati stavke koje slobodno planiraju i obavljaju svoj posao. Omogućava pojedincu da razmišlja i razvija nove i bolje načine ostvarivanja zadataka koji su pred njim. Organizaciona struktura pokušava da smesti ljude na mesta gde im najviše odgovara. Mnogi ljudi su svojom kreativnošću doprinijeli razvoju menadžerskog razmišljanja u određenom dijelu kompanije.
6. Jednostavnost upravljanja
Principi dizajniranja organizacionih struktura takođe se zasnivaju na optimizaciji ovog procesa. Mnogo je ljudi koji rade u poslu. Njihovu funkciju treba definirati i dodijeliti odgovornosti u skladu sa zahtjevima organizacije. Dobra struktura će pomoći u uspostavljanju odnosa između ljudi koji rade na različitim pozicijama. Organizacioni sistem je mehanizam kojim menadžment usmjerava, koordinira i kontrolira aktivnosti različitih pojedinaca.
Dobro osmišljena struktura pomoći će i upravljanju i vođenju poslovanja. Garantovano je da nijedna aktivnost ne ostaje bez nadzora i da se posao raspoređujeprema mogućnostima lica koja ga sprovode. Dobro osmišljeni koraci organizacijskog dizajna odlična su pomoć dobrom menadžmentu. Razmotrite ih.
Fape dizajna
Sistem koji se kreira mora zadovoljiti zahtjeve poslovanja. Ovo bi trebalo osigurati da se radna snaga koristi optimalno i da se različite funkcije trebaju pravilno obavljati. Neophodni su harmonični odnosi između ljudi na različitim pozicijama. Dizajn konstrukcije je važan zadatak koji se mora pažljivo razmotriti. Ispod će biti navedene glavne tačke na kojima se razvija kompletno planiranje.
Korak 1: Definiranje aktivnosti
Moraju se definirati radnje koje treba poduzeti za postizanje ciljeva firme. Također je potrebno definirati funkcije koje se moraju izvršiti da bi se postigli različiti ciljevi, te radnje povezane s tim funkcijama. Bez ove faze dizajniranja organizacione strukture, menadžeri neće moći postići željeni rezultat.
Glavne aktivnosti su podijeljene u nekoliko podtipova svake industrije. Prilikom definiranja vrsta, treba imati na umu da nijedna od njih nije izbjegla dupliciranje aktivnosti, a različite funkcije se obavljaju koordinisano.
Korak 2: Grupiranje aktivnosti
Usko povezane i slične aktivnosti grupisane su za odjele i industrije. Koordinacija između aktivnosti može se postići samo pravilnom akumulacijom. Grouped Viewsaktivnosti mogu biti dodijeljene različitim pozicijama. Davanje uputstava pojedincima stvara autoritet i odgovornost. Ovaj faktor u dizajnu organizacijskih struktura omogućava vam da povećate važnost određenog zaposlenika. Ovlašćenja se delegiraju na niže nivoe različitih odjela i uspostavljaju se odgovornosti.
Faza 3: Delegiranje ovlaštenja
Delegiranje je administrativni proces u kojem ljudi rade nešto drugačije čineći ih odgovornim. Kada se u organizaciji otvore različita radna mjesta, tim pojedincima se dodjeljuje posao. Da biste obavili posao, potreban vam je autoritet. Ovlašćenja se delegiraju na različite osobe u skladu sa raspodjelom odgovornosti. Završna faza dizajniranja organizacijske upravljačke strukture treba to jasno odražavati. U procesu dodjeljivanja zadataka, u organizaciji se stvara autoritet, sistem koji određuje ko će s kim formalno komunicirati.
Karakteristike dobrog sistema
Dizajniranje organizacijske strukture sugerira da kreirani uređaj mora zadovoljiti različite potrebe i zahtjeve kompanije. Treba imati na umu da svako preduzeće ima svoj jedinstveni oblik upravljanja. Ako posmatramo karakteristike u cjelini, sumirajući, one će izgledati ovako.
1. Jasna linija ovlaštenja
Osnove dizajniranja organizacijskih struktura upravljanja počinju stvaranjem osnovne hijerarhije. Mora postojati jasna linija autoriteta od vrha do dna. Prenos ovlasti treba da se vrši u fazama iu skladu sa prirodom dodijeljenog posla. Sve uorganizacije moraju imati potpuno razumijevanje posla i ovlaštenja koja su delegirana određenoj osobi. U nedostatku ove jasnoće, doći će do zabune, sporova i sukoba.
2. Adekvatno delegiranje ovlasti
Zadaci dizajniranja organizacionih struktura dodatno uključuju kompetentnu raspodjelu odgovornosti. Delegiranje ovlasti mora biti u skladu sa utvrđenom odgovornošću.
Ako nema dovoljno snage za primanje dodijeljenog zadatka, posao neće biti dovršen. Ponekad menadžeri dodjeljuju zadatke podređenima bez da im daju odgovarajuća ovlaštenja, što ukazuje na nedostatak donošenja odluka s njihove strane. Neadekvatni zadaci će stvoriti probleme podređenima jer možda neće moći ispuniti utvrđeni zahtjev.
3. Manje nivoa upravljanja
Elementi dizajna organizacione strukture treba da izbegavaju složene obrasce. Koliko god je to moguće, potrebno je smanjiti, ali u razumnim granicama, nivoe upravljanja. Što je veći broj ovih nivoa, veće je kašnjenje u pristupu. Prijenos odluka od vrha do dna će trajati duže.
Slično, informacijama sa nižih nivoa će trebati dosta vremena da dođu do vrha. Broj nivoa upravljanja zavisi od prirode i obima operacija. Ne može se odrediti određeni broj struktura za svaki problem, ali treba uložiti napore da ih svede na minimum. Ova optimizacija će smanjiti troškovevrijeme.
4. Raspon kontrole
Proces dizajniranja organizacijskih upravljačkih struktura bi također trebao uključivati funkcije nadzora. Stepen supervizije se odnosi na broj ljudi koje menadžer može direktno nadzirati. Osoba treba da prati samo broj podređenih sa kojima može direktno komunicirati.
Broj ljudi koji će biti nadgledani ne može se odrediti univerzalno jer će zavisiti od prirode posla. Moraju se uložiti napori da se dobro vođena grupa drži pod nadzorom, inače će doći do neefikasnosti i lošeg učinka.
5. Jednostavnost i fleksibilnost
Pristupi dizajniranju organizacionih struktura ne bi trebali biti komplikovani. Ne bi trebalo da dodajete nepotrebne nivoe kontrole. Dobra struktura treba da izbegne dvosmislenost i zabunu. Sistem takođe mora biti fleksibilan da se prilagodi promenljivim potrebama.
Može doći do proširenja ili diversifikacije, što bi zahtijevalo reklasifikaciju dužnosti i odgovornosti. Organizaciona struktura mora biti u stanju da inkorporira nove promene bez prilagođavanja ključnih elemenata. Ovo će vam omogućiti da ne mijenjate sve prethodno unesene odredbe.
Osnovni elementi
Analiza organizacionog dizajna treba da pokaže strategiju raspoređivanja talenata kompanije. Da li će ova implementacija postići poslovni cilj dijelom ovisi o snazi cjelokupnog internog sistema. Organizacioni dizajn stvara radne odnose među ljudima, uspostavlja granice odgovornosti iodređuje ko je kome odgovoran.
Postoji nekoliko načina za strukturiranje kompanije. Ispravni principi za dizajniranje organizacijskih upravljačkih struktura proizlaze iz potreba i težnji firme. Na osnovu toga promoviraju prave ljude.
1. Strategija
Najbolji pristup organizacionom dizajnu uzima u obzir strateške planove kompanije. Takve aktivnosti, međutim, proizlaze iz vizije kompanije. Misija - razlog postojanja biznisa - njegova svrha.
Vizija je najviše dostignuće kompanije, realizacija postavljenih zadataka. Sve strategije pokušavaju da ostvare viziju, a organizaciona struktura mora podržati ove napore. Na primjer, kompanija koja je odlučila da se proširi na strana tržišta može se konsolidirati u geografske odjele. Promjene u strategiji zahtijevaju ažurirani strukturalni dizajn
2. Faktori okoline
Organizacioni dizajneri ne mogu zanemariti poslovno okruženje u kojem zaposleni rade. Nepredvidiv sistem koji se brzo mijenja zahtijeva fleksibilnost, prilagodljivost i međuagencijsku saradnju.
U takvoj situaciji, dizajn organizacione strukture menadžmenta preduzeća mehaničkog tipa će ograničiti spretnost i spremnost osoblja. Umjesto toga, programeri mogu izgraditi organski, horizontalni sistem koji izravnava nivoe vlasti i decentralizira donošenje odluka. U isto vrijeme, stabilno okruženje omogućava korištenje kontrola, dobro definiranih zadataka i centraliziranog autoriteta u mehaničkoj strukturi.sa svojim vertikalnim nivoima rastuće snage.
3. Veličina kompanije
Mala preduzeća sa malo ljudi često imaju različite uloge, neformalna su i ne pišu mnogo pravila. Budući da kompanija nastaje organski, bilo bi pogrešno pokušati joj nametnuti formalnu, mehaničku strukturu. Dizajn organizacione strukture i sistema u ovom slučaju ne bi trebalo da uključuje imperativne i konzervativne elemente vođenja internih aktivnosti.
Ovo bi bila beskorisna akcija. Osim toga, nepotrebna birokratija može ometati rad. Velike organizacije trebaju više kontrole i nadzora. Mehanistička struktura stvara jasnu odgovornost i odgovornost i stoga je pogodna za kompanije sa velikim brojem zaposlenih.
4. Starost kompanije
Na početku života kompanije, njena mala veličina obezbeđuje organske strukturne kvalitete koje promovišu fleksibilnost i agilnost. Kako se firma razvija i širi, počinje:
- mehanizirajte dodavanjem pravila, politika i procedura;
- postavite jasno definisane ciljeve;
- implementirati opsežne sisteme interne kontrole i komandne lance.
Ukratko, zrelost rađa birokratiju. Što je kompanija starija, veća je vjerovatnoća da će interni sistem postati glomazan, stvarajući prepreku za inovacije, prilagodljivost i brze reakcije. Proces organizacionog dizajna mora uzeti u obzir obim do kojeg staro preduzeće treba da se restrukturira kako bi smanjilo svojemehanizovani sistem. U suprotnom, mogu nastati ozbiljni menadžerski i kadrovski problemi.
Strukturni projekti
Konstrukcijski dizajni imaju svoje prednosti i nedostatke, tako da dizajneri moraju pažljivo razmotriti svaki korak. Dvije zajedničke teme ovdje su funkcionalna i divizijska podjela. Funkcionalna struktura kreira odjele prema djelatnostima kao što su proizvodnja, marketing i finansije.
Grupne aktivnosti povećavaju efikasnost, ali mogu stvoriti prepreke između odjela. Struktura divizija grupiše ljude prema proizvodu, kupcu ili geografskoj lokaciji, efektivno stvarajući male kompanije sa sopstvenim marketinškim, finansijskim i proizvodnim mogućnostima. Ovo održava odjele fokusiranim i odgovornim, ali duplira poslovnu aktivnost između odjela i unutar kompanije u cjelini.
Šema tipa kontrole
Organizacioni grafikon je vizuelni prikaz formalnog tipa dizajna. Plan prikazuje strukturu organizacije, odnose i relativne nivoe pozicija u svakoj industriji. Pomaže u organizaciji radnog mjesta navodeći smjer kontrole za podređene.
Čak i mali biznis sa jednom osobom može koristiti neku vrstu organizacijske sheme da vidi koje funkcije treba obaviti. Takvo planiranje i vizija strukturira rad i pomaže u realizaciji svih zadataka i rješavanju nastalih komunikacijskih problema.problemi.
Organizacione karte nude sljedeće pogodnosti:
- Efektivno komunicirajte organizacione, servisne i korporativne informacije.
- Omogućite menadžerima da donose odluke o resursima, daju osnovu za upravljanje promjenama i komuniciraju operativne informacije u cijeloj organizaciji.
- Sve što se tiče posla trebalo bi da se odvija na transparentan i predvidljiv način.
- Pruža brzu zamjenu za formalne poslovne hijerarhije.
- Govori svima u organizaciji ko je za šta odgovoran i ko kome izveštava.
Postoji, naravno, nekoliko ograničenja u pogledu pogleda na organizacioni dizajn:
- Oni su statični i nefleksibilni, često zastarjeli kako se firme mijenjaju i prolaze kroz faze rasta.
- Oni ne pomažu da se shvati šta se zaista dešava u neformalnoj organizaciji. Realnost je da su organizacije često prilično haotične.
- Oni ne mogu da se nose sa promjenom granica firme zbog outsourcinga, informacione tehnologije, strateških saveza i mrežne ekonomije.
U ranim fazama, preduzeće može odlučiti da ne uspostavi formalnu organizacionu strukturu. Međutim, firma mora postojati i bez jasno definisanog plana da bi tok razvoja bio uspješan. Većina malih preduzeća smatra organizacione dijagrame korisnim jer pomažu vlasniku ili menadžeru da prate rast i promjene u svakoj industriji i smjeru.
Zaključak
Ovaj pristup dizajnu dovodi do značajnih poboljšanja kvaliteta, usluge korisnicima,vrijeme ciklusa, smanjena fluktuacija i izostanak, povećana produktivnost sa 25 na najmanje 50%. Dobra vijest je da se plan može koristiti za gotovo sve vrste i veličine poslovanja. Dužina vremena potrebnog za završetak dizajna varira u zavisnosti od prirode, veličine i resursa firme. Veliki i složeni projekti mogu se završiti u roku od nekoliko dana. Male firme zahtevaju mnogo manje vremena i resursa.
