Svaki proces, svako preduzeće i svaka organizacija prevazilazi različite faze u toku rada čiji je krajnji rezultat, na ovaj ili onaj način, postizanje glavnog cilja. U želji da ostvare svoje glavne prioritete, koji su prvobitno bili prerogativ čitavog kompleksa (proizvodnja, trgovina, obrazovanje, logistika, itd.), menadžeri traže najperspektivnije i prioritetne opcije za realizaciju svojih zadataka. Postojeći sistem upravljanja prije ili kasnije gubi nivo kvalifikacije u pozadini novih razvoja, novih implementacija, inovativnih promjena u razvoju određene industrije. Zato su čelnici preduzeća i organizacija svjesni važnosti i značaja potrebe da se ide u korak s vremenom i ide u korak sa specifičnostima stalno transformirajućeg i unapređujućeg procesa razvoja određenog segmenta.aktivnosti. Bilo da se radi o trgovini, proizvodnji, industriji, obrazovanju, logistici – u svakom slučaju, prije ili kasnije, potrebno je pribjeći organizacijskoj ili tehnološkoj optimizaciji procesa upravljanja u određenom preduzeću.
Concept
Optimizacija bilo kog procesa je skup efikasnih metoda i načina za poboljšanje toka samog procesa kako bi se dobio brži, optimalniji i bolji rezultat. Odnosno, optimizacija je pojam koji znači povećanje efikasnosti, sinonim za riječ „poboljšanje“. Da bi značenje ove definicije bilo jasnije, potrebno je pratiti karakteristike optimizacije na konkretnom primjeru.
Recimo da zaposleni u odeljenju fabrike konfekcije rade zajedno na svojoj lokaciji, idu u smene šest dana u nedelji i rade devet sati. Produktivnost njihovog rada primjetno opada u kasnim popodnevnim satima, a učinak postaje manje produktivan krajem sedmice, kada fizičke sposobnosti radnika presahnu. Shodno tome, smanjuje se obim posla koji obavljaju, pogoršava se kvalitet njegovog rada, zbog čega potražnja za proizvedenim proizvodima pada, a nakon toga i ukupni nivo prihoda tvornice odjeće. Racionalno razmišljajući menadžer koji direktno nadzire ove zaposlene, uočivši ovako negativan trend, treba odmah preduzeti mjere za optimizaciju procesa proizvodnje. Da bi to učinio, on mora izraditi plan za poboljšanje efikasnosti rada na ovom proizvodnom mjestu i svakako uzeti u obzir sve nijanse koje prate proces. Tona primjer, potrebno je izračunati koliki će biti troškovi preduzeća ako se u pomoć radnicima izvuče treća osoba ili ako se djevojkama ponudi da rade u smjenama uz povećanje dnevnih sati i smanjenje broja radnika. izlazi mjesečno. Dakle, postavljanjem treće osobe u pomoćne krojačice, moći će se postići povećanje brzine i obima posla za jednu trećinu. A ako uštedite na plaći trećeg zaposlenog i svaki drugi dan izvodite po dvije djevojke u smjenama, tokom vikenda će imati priliku da se snađu i rade mnogo više i brže radnim danima..
I tako je u svakom segmentu industrije - problemi koji se pojavljuju u procesu funkcionisanja bilo kog preduzeća zahtevaju njihovo obavezno otklanjanje izradom specifičnog akcionog plana sa ciljem optimizacije toka rada u celini.
Ciljevi i ciljevi
Kao i svaki postupak koji rukovodstvo preduzeća ili organizacije primenjuje u toku svojih direktnih aktivnosti (bilo da je u pitanju obrazovna budžetska ustanova, komercijalno trgovačko preduzeće ili industrijski kompleks), program povećanja proizvodnih kapaciteta je nužno usmjereno na postizanje konkretnih ciljeva i zadataka. Optimizaciju procesa u preduzeću bilo koje sektorske oblasti delatnosti karakterišu glavne ključne tačke:
- povećanje produktivnosti kompanije;
- poboljšanje kvaliteta usluge za potencijalne kupce i posjetitelje;
- poboljšanje tržišne konkurentnostipružene usluge;
- modernizacija osnovnih procesa proizvodnog ciklusa;
- povećanje profitabilnosti firme;
- procjena omjera postojeće radne snage i fizičkih resursa sa troškovima njihovog održavanja;
- proširenje poslovanja (ako je potrebno).
Naravno, glavni i neizostavni cilj svake kompanije koja posluje na komercijalnoj osnovi biće ostvarivanje profita. Shodno tome, zadaci i ciljevi optimizacije procesa upravljanja trgovinskim poslovima biće usmereni isključivo na povećanje efikasnosti proizvodnih kapaciteta i povećanje prodaje.
Kada je u pitanju struktura budžeta, ovdje je akcenat na poboljšanju kvaliteta rada zaposlenih unutar same organizacije. Na primjer, optimizacija obrazovnog procesa ili optimizacija obrazovnog kompleksa (predškolske ustanove, škole, univerziteta) u cjelini treba biti usmjerena na poboljšanje nastavnih metoda, privlačenje samo visokokvalificiranih stručnjaka i nastavnika, promjenu strukture nastavnog plana i programa. specifičnosti nastave kako bi se maksimizirao povrat učenika. Ovdje je poenta da se proces učenja učini lakšim, jednostavnijim, jasnijim za učenike, ali u isto vrijeme faktor efikasnosti treba ostati na istom nivou ili čak povećati.
Metode
Podrazumijeva se da je za postizanje postavljenih ciljeva najprije potrebno razviti skup relevantnih aktivnosti kojeće direktno doprinijeti postizanju željenog rezultata na kraju. Za to se razvijaju odgovarajuće metode za optimizaciju procesa na različitim nivoima. Drugim riječima, da biste postigli ono što želite, morate razmisliti o načinima na koje se to željeno može postići.
Naravno, u zavisnosti od pravca aktivnosti određenog preduzeća ili organizacije, metode optimizacije radnih procesa u svakoj kompaniji se razlikuju. Ali generalno, različiti načini za poboljšanje efikasnosti u funkcionisanju kompanija različitih industrijskih struktura i dalje su usmereni na ista prioritetna područja u razvoju.
- Metoda isključenja - predviđa eliminaciju onih eksternih i unutrašnjih faktora reprodukcije koji deluju kao prepreke i prepreke i sprečavaju kompaniju da poveća svoju profitabilnost.
- Metoda pojednostavljenja - uključuje smanjenje nivoa složenosti u strukturi proizvodnog (prodajnog, obrazovnog, logističkog) procesa raspršivanjem glavne količine posla u zasebne segmente i sekcije.
- Metoda standardizacije - koju karakteriše uvođenje novih programa, inovativnih tehnologija, fundamentalno različitih tehnika, proizvoda, komponenti i faza u promociji toka rada.
- Metoda smanjenja je zbog potrebe smanjenja proizvodnje, resursa, rada, rezervnih, finansijskih troškova.
- Metoda ubrzanja - predviđa potrebu za smanjenjem vremenskih gubitaka, kao i uvođenje paraleleinženjering, simulacija, brz dizajn uzorka i automatizacija toka rada.
- Metoda promjene - najneuspješnije oblasti koje usporavaju proizvodni proces moraju se zamijeniti fundamentalno novim, efektivnim i efikasnim. Nekvalitetne materijale treba zamijeniti dobrim proizvodom, neefikasnu tehniku treba zamijeniti efikasnim operativnim aparatom, itd.
- Metoda interakcije - sav posao u preduzeću treba da se odvija u dobro koordinisanom timu ujedinjenom jednim ciljem i idejom. Interakcija zaposlenih na različitim nivoima hijerarhijske subordinacije i zajednički produktivan rad pomoći će u realizaciji ciljeva i zadataka koji su postavljeni za osoblje u cjelini.
Da biste shvatili kako možete postići optimizaciju sistema i procesa u najprioritetnijim oblastima aktivnosti, potrebno je detaljnije se zadržati na svakom od njih.
U kontroli
Odlučivanje je najvažnija komponenta upravljačkog kompleksa u svakom preduzeću, bilo proizvodnom, trgovačkom ili budžetskom. Svaka optimizacija procesa u organizaciji na neki način uključuje uključivanje ljudskog faktora. Kako će se graditi proces rada i kako će ljudski resursi biti u interakciji u tom procesu, određuje produktivnost kompanije u cjelini. Dobro osmišljen menadžment i sposobnost implementacije efektivnih metoda funkcionisanja u procesu upravljanja u cjelini neće samo optimiziratistrukturu odnosa između zaposlenih, ali i povećanje profitabilnosti preduzeća u cjelini.
Dakle, koje metode se mogu koristiti za postizanje produktivnosti menadžmenta kao glavnog alata za upravljanje preduzećem?
- Osiguravanje lake upravljivosti - što je jednostavnija struktura interakcije i hijerarhijska podređenost nekih zaposlenih drugima, to će se svi procesi odvijati brže i plodonosnije u cjelini.
- Uvođenje novih prijedloga za povećanje pokazatelja kvaliteta proizvedenih proizvoda u postojećem sistemu upravljanja.
- Pomoć u smanjenju takvog pokazatelja kao što je zavisnost preduzeća od ljudske komponente - što znači prelazak na automatizovane sisteme rada.
- Obavezno uspostavljanje kontrole nad rezultatima preduzeća, kao i naknadna analiza njegove profitabilnosti, na osnovu procene specifičnih faktora.
- Minimiziranje troškova i izdataka u onim segmentima gdje je najracionalnije.
- Planirana i logično utemeljena podjela odgovornosti i pripadajućih ovlaštenja između funkcionalnih odjela kompanije.
- Provođenje totalne provjere ponavljanja istih zadataka koje obavljaju različiti odjeli kako bi se izbjegla neracionalna raspodjela radnog vremena i funkcionalnih obaveza.
Šta je glavni cilj optimizacije procesa upravljanja? Činjenica da je plan akcije za uvođenje produktivnih metoda ieliminacija neefikasnih aktivnosti omogućava vam da smanjite troškove kompanije u cjelini, ne dovodeći u pitanje interese zaposlenih.
U proizvodnji
Osnovno pravilo profitabilnog preduzeća i efikasne proizvodnje je povećanje razlike između troškova proizvodnje proizvoda i njegove prodajne cene. Odnosno, govoreći konkretno o proizvodnom preduzeću, ovdje je cijela poenta rada osigurati da cijena finalnog proizvoda opravdava troškove povezane s njegovom proizvodnjom. A što je veća razlika između troškova i troškova, to se proizvodnja smatra isplativijom i produktivnijom (naravno, u slučaju kada je cijena jedne jedinice gotovog proizvoda veća od troškova potrebnih za njegovu proizvodnju).
Kako je moguće optimizirati proizvodne procese? Koje metode se koriste za povećanje njegove efikasnosti?
- Restrukturiranje sistema troškovnog računovodstva je osnovna i glavna komponenta procesa optimizacije. Samo kompetentan i ispravan pristup prekvalifikaciji i preraspodjeli troškova može dovesti proizvodnju na novi nivo.
- Obračun i analiza tekućeg troška proizvodnje - govorimo o obračunu troškova sirovina, plata zaposlenih u preduzeću, plaćanja komunalnih usluga, amortizacije opreme, itd.
- Transformisanje proizvodnog ciklusa - identifikovanje kritičnih momenata u proizvodnom ciklusu i eliminisanje faktora koji ometaju proces.
- Modernizacijaoprema - zamena stare, potpuno amortizovane radne opreme novom tehničkom opremom omogućiće povećanje efikasnosti proizvodnje za nekoliko puta.
- Povećanje proizvodnih kapaciteta - proširenje proizvodnje služi kao osnova za povećanje profitabilnosti preduzeća na osnovu sticanja novih mogućnosti.
- Automatizacija toka rada - Smanjenjem troškova isplate plata dodatnom zaposlenom osoblju, menadžment proizvodnog pogona ima priliku da uštedi značajnu količinu novca.
- Identifikacija optimalne liste kupljenih sirovina - analiza zaista potrebnih zaliha, koje preduzeće nabavlja za proizvodnju gotovog proizvoda, pomaže da se identifikuju isključivo prioritetna područja (najprodavanije serije) i fokusiraj se na njih.
- Minimizacija otpada - za optimizaciju troškova potrebno je koristiti materijale koji se mogu reciklirati, koristiti postrojenja za reciklažu, a ne bacati otpad koji je sasvim pogodan za reciklažu i ponovnu upotrebu.
- Izgradnja sopstvene električne trafostanice - velika preduzeća troše ogromne sume novca na snabdevanje radionica strujom. Izgradnja vlastite distributivne elektrane omogućit će da se ti troškovi svedu na minimum. Međutim, treba napomenuti da su takve mogućnosti svojstvene samo velikim proizvođačima.
U trgovini
Trgovska preduzeća, kao i proizvodna preduzeća, nastoje da povećaju svojeefikasnost u cilju privlačenja velikih investicija i povećanja neto dobiti od prodaje. Komercijalna optimizacija poslovanja manifestuje se uglavnom u sledećim metodološkim koracima:
- ispravna organizacija planiranja;
- prognoza i istraživanje tržišta;
- zauzimanje prave niše na tržištu roba i usluga;
- prepoznavanje potreba potencijalnog kupca;
- zamjena neprofitabilnih dobavljača onima višeg prioriteta;
- kupite isključivo robu za povrat;
- dodatna stimulacija potražnje (reklama);
- proširenje asortimana (izuzetno racionalno);
- tačna cijena;
- poboljšanje marketinga i prodaje proizvoda.
Komercijalno poduzeće, kao nijedno drugo, prvenstveno je usmjereno na zaradu i profit. Stoga je optimizacija prodajnih procesa usmjerena direktno na povećanje profitabilnosti komercijalne kompanije.
U pedagogiji
Predškolske obrazovne ustanove i vrtići, kao budžetske institucije, pate od konzervativnih metoda vođenja obrazovnog procesa ništa manje od nedržavnih struktura. Ovdje nastavnici moraju raditi ne sa materijalnim proizvodima finalne proizvodnje, već sa znanjima, vještinama i sposobnostima koje mogu i trebaju staviti u svijest mlađe generacije. Nivo znanja koji današnji pedagoško obrazovni sistem danas pruža prirodno je regulisanpostojeće GOST-ove i propisana pravila. Ali koliko je današnje podučavanje efektivno? A od čega zavisi povećanje efikasnosti pedagoškog procesa?
Optimizacija obrazovnih aktivnosti često ima za cilj:
- aktivacija kanala percepcije - prihvatanje specifičnih informacija od strane djece i njihova aktivna asimilacija;
- razvijanje seta mjera za privlačenje povećane pažnje djece na obrazovni proces i učenje novih vještina;
- uvođenje najnovijih metoda obrazovanja koje povećavaju uključenost djece u obrazovni proces;
- koristeći vizuelne primjere za brzu konsolidaciju primljenih informacija i sposobnost asocijativnog razmišljanja;
- upotreba operativnog testiranja;
- djeca učestvuju u direktnoj pripremi nekih aspekata časa;
- efikasno upravljanje vremenom.
Između ostalog, optimizacija rada vaspitača u vrtićima postiže se stalnim usavršavanjem njihovih kvalifikacija, dopunjavanjem sopstvenog znanja najnovijim idejama i specifičnostima nastave u predškolskim ustanovama. Samo kompetentan i kvalifikovan nastavnik može pravilno, razumljivo i ispravno položiti informacije u razvoj dece. A to je, pak, glavni cilj svakog vrtića.
U obrazovanju
Ne manje visoki zahtjevi za optimizaciju obrazovnih procesa školskog i postškolskog obrazovanja. Nastavnici opšteobrazovnih škola i univerzitetski profesori trebaju još češću recertifikaciju nego nastavnici predškolskih ustanova. Štada li su osnovni aspekti optimizacije aktivnosti nastavnika i nastavnika u učionici?
- Raditi na osiguravanju pravilne primarne percepcije nastavnog materijala - da bi se učenici (učenici) zainteresovali za materijal koji predaje nastavnik, potonji treba da se potrudi i razmisli kako da poboljša prezentaciju nova tema. Na kraju krajeva, stepen uključenosti učenika u radni proces određuje kako će u budućnosti naučiti gradivo.
- Asimilacija stečenog znanja - sama sposobnost da se tema lekcije prenese publici predavanja nije dovoljna da se znanje ukorijeni u svijesti učenika. Stoga je nastavnik (nastavnik) dužan da svoje praktične vježbe gradi uz obavezno pokazivanje lakih, jednostavnih i razumljivih primjera. Ovo uvelike povećava sposobnost učenika da zapamti nove primljene informacije.
- Primjena stečenih vještina - izvođenje svih vrsta eksperimenata na radionicama ili domaćih zadataka u vidu kreativne primjene stečenog znanja smatra se efikasnom tehnikom u optimizaciji fiksativne faze u savladavanju teme.
Glavni cilj optimizacije obrazovnog procesa je kvalitetna prezentacija gradiva od strane nastavnika i optimalno korištenje njegovih sposobnosti za povećanje efikasnosti učenika u usvajanju novih informacija.
U logistici
Veliki logistički centri koji se bave transportom, transportom tereta i komunikacijom sa izvođačima takođe zahtevaju obavezne mere za optimizaciju logističkih procesa. Šta ona radiusmjereno?
- Planiranje operacija na osnovu omjera vremenskih i finansijskih pokazatelja, s fokusom na moto "vrijeme je novac".
- Aktivna upotreba najnovijih informacionih tehnologija - upotreba kompaktnih laptopa i drugih naprava za komunikaciju sa prevoznicima, špediterima, kupcima.
- Sistematski obračun finansijskih i radnih sredstava za prevoz robe od tačke A do tačke B, na osnovu procene isplativosti i isplativosti takvog transporta.
- Minimizacija rizika tokom transporta tereta, izgradnja sistema zastarelosti u slučaju oštećenja tereta krivicom prevoznika ili špeditera.
- Minimiziranje rizika od oštećenja tereta zbog temperaturnih ili vremenskih uslova (kupovina hladnjača, poštovanje pravila za skladištenje tereta u obliku kvarljive robe).
U organizaciji
Optimizacija tehnoloških procesa je veoma usko povezana sa pravilno organizovanim radom u preduzeću u celini. Efikasnost njenog funkcionisanja zavisi od toga kako je izgrađena organizaciona struktura kompanije. A polazeći od činjenice da je struktura kompanije u potpunosti zasnovana na zaposlenima i dužnostima koje obavljaju, najvažniji organizacioni zadatak svake kompanije je optimizacija kadrova. Ovo uključuje:
- smanjenje troškova poslodavca kako bi se osigurala radna aktivnost;
- poboljšanje stvarnih kvalifikacija zaposlenih;
- automatizacija rada - zamjena fizičkog rada mašinskim;
- rješavanje neefikasnih zaposlenika - smanjenje broja zaposlenih;
- poboljšanje sistema upravljanja osobljem.
Ovdje je samo kratka lista onih tačaka koje su fundamentalne u reorganizaciji upravljanja osobljem. Ali oni odražavaju ključne aspekte koji doprinose postizanju glavnog cilja optimizacije procesa organizacije u preduzeću - minimiziranja troškova.
