Komunikacija je neophodna za uspjeh svake organizacije. Ovo je neka vrsta "cirkulacijskog sistema" svakog preduzeća. Uspješni rukovodioci, vrhunski menadžeri i kompetentni profesionalci postigli su uspjeh uglavnom zahvaljujući komunikacijskim vještinama. Kako ojačati i istovremeno razviti međuljudsku, grupnu i organizacionu komunikaciju biće detaljno opisano u našem članku.
Proces komunikacije - šta je to?
Komunikacija je postupak za razmjenu informacija, na osnovu kojeg menadžer dolazi do informacija neophodnih za donošenje efektivnih odluka, a donesene odluke donosi i zaposlenima u preduzeću. U slučaju loše performanse komunikacije, odluke se mogu pokazati pogrešnim. Ljudi neće dobro razumjeti šta vlasti traže od njih, a to je bremenito slomom međuljudskih odnosa. Efikasnost komunikacijskih procesa često je određenakvalitet odluka i kako će se one implementirati u budućnosti.
Informacije igraju posebnu ulogu u implementaciji međuljudskih i organizacijskih komunikacija. To je rezultat komunikacije, vanjske manifestacije komunikativne procedure. Informacija zauzima posebno mjesto u verbalnom ponašanju osobe. Prelazi sa jednog predmeta na drugi. U isto vrijeme, pojedinci, grupe ili cijele organizacije ovdje mogu djelovati kao subjekti.
Komunikacija se može obaviti prenošenjem ideja, mišljenja, vještina, činjenica, percepcija ili senzacija. Zahteva dobijanje željenog odgovora. Pri tome treba imati u vidu da su sistem organizacione komunikacije i informisanja različite pojave, iako su međusobno povezane. Dakle, komunikacija nije samo ono što se prenosi, već i način na koji se to "nešto" prenosi. Informacije su samo sastavni dio komunikacijskog procesa.
Organizacioni komunikacijski sistem
Komunikacija je proces u kojem dvoje ili više ljudi razmjenjuje određene informacije. Glavni cilj organizacijske komunikacije je postizanje razumijevanja informacija koje se razmjenjuju. Uostalom, sama činjenica razmjene ne garantuje uspjeh sprovedene procedure.
Organizacioni komunikacioni sistem se sastoji od nekoliko subjekata:
- pošiljalac - osoba koja generiše ideju ili bira informacije za prenos;
- kanal - sredstvo za prijenos skupa informacija;
- primalac - osoba koja prima informacije i tumači ih;
- poruke - direktne informacije kodirane u nizu specifičnih znakova.
Pošiljalac i primalac su dva glavna entiteta. Tokom procesa komunikacije prolaze kroz nekoliko međusobno povezanih faza. Njihov zadatak je da sastave poruku i koriste kanal da je prenesu na način da obe strane interpretiraju originalnu ideju na isti način. Ovo je prilično težak zadatak, jer svaki dalji korak može iskriviti značenje ideje.
Četiri faze interpersonalne i organizacijske komunikacije izgledaju ovako:
- generiranje ideje;
- kodiranje i odabir željenog kanala za prijenos informacija;
- prijenos informacija;
- dekodiranje.
Malo više o svakom koraku.
Komunikacijski elementi
Često procedura komunikacije može potrajati samo nekoliko sekundi, pa je zbog toga prilično teško izdvojiti neke konkretne faze u njoj. Ipak, sociolozi su identifikovali i analizirali četiri glavne faze procesa komunikacije.
Prva faza se zove generisanje ideja. Organizaciona komunikacija je postupak koji počinje formulisanjem određene informacije. Pošiljalac rješava problem isporukom poruke. Često takvi pokušaji ne uspiju već u prvoj fazi, jer pošiljalac ne troši dovoljno vremena na razmišljanje o ideji.
Mnogi stručnjaci naglašavaju važnost, čak i dominantnuvrijednost prve faze. „Nemoj da pričaš pre nego što počneš da razmišljaš“, jednom je rekao Džeferson Dejvis, heroj američkog građanskog rata. Uvijek treba razmišljati o ideji koju želite prenijeti primaocu. Morate biti sigurni u relevantnost i adekvatnost ove ideje, kao iu konkretnu situaciju i svrhu.
Drugi korak se zove kodiranje i odabir kanala. Organizaciona kultura komunikacije zahteva preformulisanje ideje koju pošiljalac želi da prenese u određene simbole. To mogu biti riječi, gestovi, intonacije ili nešto drugo. To je kodiranje koje pretvara ideju u potpunu poruku.
Da bi dobro prenio ideju, pošiljalac mora odabrati kanal koji je kompatibilan sa tipom znakova koji se koriste za kodiranje. Najpoznatiji su govor, pisanje i razne vrste elektronskih medija: video snimci, e-mail, kompjuteri itd. Prenos materijala nije moguć ako kanal nije prikladan fizičkom obliku odabranih likova. Takođe treba napomenuti da se efikasnost komunikacijskih procesa može smanjiti ako kanal ne odgovara ideji razvijenoj u prvoj fazi.
Treća faza u postupku interpersonalne, grupne ili organizacione komunikacije je direktno prenošenje informacija. Pošiljalac koristi kanal za isporuku poruke - kodirana ideja se fizički prenosi.
Konačno, posljednji korak se zove dekodiranje. Primalac prevodi primljene znakove koje je sastavio pošiljalacsopstvene misli. Završetak komunikacije je povezan sa formulisanjem ideje od strane dva subjekta procesa.
Vrste komunikacije
Organizaciona komunikacija je širok i veoma obiman proces koji sadrži mnogo različitih elemenata. Prema najčešćoj klasifikaciji, komunikativni postupak se dijeli na interni i eksterni. Eksterni proces je interakcija između organizacije i vanjskog okruženja. Štaviše, eksterni faktori snažno utiču na aktivnosti organizacije.
Preduzeća koriste razna sredstva za komunikaciju sa komponentama svog vanjskog okruženja. Postojeći potencijalni potrošači dobijaju potrebne informacije putem reklama ili drugih sredstava za promociju robe. Ovdje je od najveće važnosti određena slika koja čini imidž organizacije.
Drugi tip komunikacije se zove interna. To su unutar-organizacijske veze između različitih nivoa i odjela. Mogu biti formalne ili neformalne.
Formalne komunikacijske veze su fenomeni determinisani organizacionom strukturom preduzeća, odnosom između nivoa upravljanja i funkcionalnih jedinica. Neformalne komunikacije su takozvani "kanal glasina". Glasine se ne smatraju uvijek netačnim informacijama. Studije pokazuju da više od 80% organizacijskih glasina ima vrlo stvarnu i dobro utemeljenu bazu događaja.
Organizaciona komunikacija je najširi sistem neformalnih kanala. Ovo može uključivati sljedeće vrste informacija:
- promjena organizacijske strukture;
- predstojeće promocije i transferi;
- detalji organizacionih sporova;
- predstojeća smanjenja proizvodnje;
- neformalni sastanci, itd.
Prema drugoj klasifikaciji, strukturu organizacionih komunikacija formiraju nivoi. Dakle, procesi prijenosa informacija mogu se provoditi vertikalno - odnosno mogu biti silazni i uzlazni. Silazna grupa informacionih procesa je prenos informacija sa višeg nivoa na niži – na primer, kada se zaposleni pita o zadacima, prioritetima, željenim rezultatima itd. Komunikacija naviše se vrši u obliku predloga, izveštaja., objašnjenja, itd.
Trebalo bi istaći i komunikacijske procese između odjela, između radne grupe i vlasti, predstavnika sindikata i menadžmenta, itd.
Vrste komunikacijskih barijera
Učinkovitost organizacione kulture komunikacije može biti osjetno smanjena zbog takozvanih barijera - interpersonalnih barijera. Na nivou sistema podijeljeni su u nekoliko tipova.
Prva barijera može biti posljedica perceptivnih uvjeta. Posao menadžera ili bilo kog drugog predstavnika vladajuće strukture je da shvati suštinu percepcije, da odredi „stvarnost za pojedinca“. Poznato je da ljudi ne reaguju na stvarne pojave u svom okruženju, već nanačini sagledavanja ovih pojava. Razumijevanjem faktora koji utiču na percepciju, mnoge barijere se mogu prevazići.
Najčešći primjer perceptivne barijere je sukob između polja aktivnosti primaoca i pošiljaoca. Iste informacije mogu se tumačiti na različite načine ovisno o njihovom iskustvu. Ljudi mogu primati informacije selektivno, uzimajući u obzir njihove interese, stavove, zahtjeve i emocionalno stanje.
Sljedeća organizacijska komunikacijska barijera naziva se semantička. Semantika je nauka o upotrebi riječi i davanju im značenja. Često određene riječi dovode do nesporazuma, jer mogu promijeniti svoje značenje u zavisnosti od konteksta.
Neverbalne barijere su treća grupa komunikacijskih barijera. Govorimo o bilo kojim likovima osim o riječima. Ovo je osmijeh, napeto lice, namrštene obrve, kontakt očima i još mnogo toga. Ovdje je posebno važna intonacija - kako se riječi tačno izgovaraju. Jedna te ista fraza može dobiti drugačiji karakter, nejednaku emocionalnu konotaciju.
Neefikasna povratna informacija je četvrti problematični faktor u organizacionoj komunikaciji. Svi znaju vrijednost barem neke reakcije na poslanu poruku. U suprotnom, jedna od strana će smatrati da komunikacija nije uspjela.
Rješavanje problema u sistemu organizacione komunikacije
Trenutno je razvijeno nekoliko strategija zaefikasno prevazilaze komunikacijske barijere i poboljšavaju efikasnost komunikacije na nivou zaposlenih u organizaciji.
Prvo, menadžment preduzeća treba da obrati pažnju na razvoj komunikacijskih veština svojih zaposlenih. Najpopularnija metoda interakcije između subjekata je aktivno slušanje. Značenje ove tehnike leži u sposobnosti slušaoca da pomogne govorniku da kaže tačno ono što je prvobitno nameravao da prenese. Postoji nekoliko principa aktivnog slušanja:
- postavljajte pitanja, ali ne prekidajte govornika;
- raspoloži sagovornika sebi, stvori prijateljsku i toplu atmosferu;
- budite strpljivi i izbjegavajte sukobe tokom faze učenja;
- pokažite simpatiju i interesovanje za sagovornika;
- pokušajte neutralizirati ometanja, izbjegavajte vanjsko smetnje.
Drugo, šefovi moraju razjasniti svoje želje i ideje prije nego što ih prenesu dalje. Potrebno je redovno razmišljati i analizirati pitanja i probleme koje treba učiniti objektima transmisije.
Efikasna organizacijska komunikacija se može postići korištenjem tehnika kao što su davanje povratnih informacija, "gledanje izvana", podložnost potencijalnim problemima, itd.
Međuljudska komunikacija
Svaki oblik organizacijske komunikacije smatrat će se uspješnim samo ako se ispostavi da su njegovi glavni elementi kvalitativno formirani -fenomeni međuljudske komunikacije. Kako pravilno osmisliti komunikaciju između dva ili više subjekata? Za početak, treba imati na umu nekoliko principa:
- nepovratnost uništenja onoga što je rečeno ili poslato;
- povratna informacija kao neizostavan uslov komunikacijskog procesa;
- nepovratnost i neminovnost interpersonalne komunikacije u društvu.
Postoje tri glavna oblika komunikacije. Ovo je dobro poznati dijalog, monolog i polilog. Upravo potonji oblik igra posebnu ulogu u izgradnji organizacijskog oblika komunikacije.
Načini optimizacije komunikacijskih procesa
Obratite posebnu pažnju na povratne informacije. To je bitan element organizacijske komunikacije. Uloga ove komponente ne može se potcijeniti. Odgovor je ono što proces komunikacije čini najkvalitetnijim i najefikasnijim.
Imajte na umu da povratne informacije trebaju biti pravovremene i jasno strukturirane. Trebalo bi da sadrži parafraziranu originalnu poruku i brojna pitanja koja pojašnjavaju. Nepoželjno je ocjenjivati originalnu poruku - i negativnu i pozitivnu.
Najčešći i najpouzdaniji način za dobijanje povratnih informacija je postavljanje pitanja. Najčešće su potrebne da uporede dolaznu poruku sa onim što je primalac prvobitno želeo da čuje. Isto važi i za pošiljaoca: on može postavljati dodatna pitanja primaocu kako bi uporedio poslani materijal sa onim što je prvobitno trebalo da bude formulisano.
Zaefikasno upravljanje organizacionom komunikacijom, potrebno je nastojati razviti tehničke komunikacijske vještine zaposlenih - odnosno pisanje dopisa, korištenje faksa, e-pošte, itd.
Sistemi upravljanja i kultura komunikacije moraju biti jasno uspostavljeni. Moderne organizacije mogu koristiti "vruće linije" korporativnog tipa - kada zaposleni mogu koristiti razmjenu informacija u bilo kojem trenutku, postavljati pojašnjavajuća pitanja, izražavati svoja razmišljanja i vrijednosne sudove, organizirati zajedničke piknike, izlete itd. Sve su to neformalni primjeri organizacijske komunikacije
Dakle, postoji dosta načina da se poboljša efikasnost organizacione komunikacije. Istovremeno, jedno pitanje ostaje relevantno: zašto su razmjena podataka i komunikacijske procedure uopće neophodne? Kakvo značenje imaju i kakvo značenje nose? Pokušajmo dalje shvatiti.
Važnost komunikacije u organizacionom procesu
Savremeni period razvoja komunikacionih procesa omogućava nam da ovaj fenomen ocjenjujemo kao proizvod određen potrebama društvene proizvodnje. Tradicionalni faktori kao što su rad, zemlja i kapital će funkcionisati samo ako se efikasno koriste procedure razmene podataka i komunikacije.
Komunikacija se shvata kao sistem prenosa informacija i odgovora. To je razmjena znanja, intelektualne svojine, raznih vrsta informacija itd. Procedura za specijaliziranje menadžerskih komunikacijskih aktivnosti je istaknuta uposebna vrsta stručne službe, čija je svrha efikasno formiranje i kompetentan razvoj svih vrsta organizacionog kapitala. Ovaj cilj se može postići samo upotrebom posebnih tehnologija, alata, metoda i mehanizama za prenošenje informacija.
Poznato je da bez komunikacije nema komunikacije, a bez komunikacije ne može biti govora o postojanju bilo koje grupe. Dakle, komunikacija je odlučujući uslov za razvoj grupe i njenog života.
Sve komunikacije se mogu podijeliti u dvije grupe: formalne i neformalne. U prvu grupu spadaju elementi propisanog tipa, odnosno oni koji se odvijaju u procesu upravljanja. Neformalni vidovi komunikacije imaju manji udio. Nastaju spontano i najčešće se o njima ne raspravlja. Istovremeno, svaki zaposleni je svjestan činjenice svog postojanja.
Menadžer ili drugi lider mora dobro ovladati sredstvima komunikacije. Njegove odgovornosti uključuju ispravnu upotrebu primljenih alata u procesu komunikacije, prevazilaženje barijera i barijera.
Organizaciono ponašanje komunikacije je prenošenje informacija menadžerima i odluka izvođačima. Bez komunikacijskih procesa nemoguće je izgraditi organizaciju, kao i osigurati koordinaciju ljudskih aktivnosti.
Dakle, procedura prenosa informacija pomaže u svemu: omogućava vam da obezbedite vezu između određene organizacije i spoljašnjeg okruženja, da organizujeteinterakcija svih upravljačkih funkcija i dosljednost donesenih odluka.
Vrste komunikacionih mreža
Kada se govori o sistemu organizacione komunikacije, potrebno je izdvojiti pojam komunikacione mreže. Dvije organizacione jedinice povezane linijom nazivaju se kanalom. U trenutku prijenosa informacija, kanal može povezati dvije ili više organizacionih jedinica. Ovako se formira informaciona mreža - prilično česta pojava za svaku organizaciju.
Mreže su otvorene i zatvorene. Otvoreni nemaju prepreka protoku informacija kroz dostupne kanale. Ovo je, na primjer, "lanac" - linearna veza za prijenos informacija. "Lanac" je efikasan za ponavljajuće, rutinske operacije, ali nije pogodan za rad u uvjetima koji se stalno mijenjaju. Slična shema je "Wheel". Sve informacije će prije ili kasnije doći do zaposlenika koji zauzima centralno mjesto.
Zatvorene mreže su ograničene u načinu na koji se informacije šire. Koriste ih organizacije koje čuvaju poslovne tajne.
