Članak daje objašnjenja za koncepte kao što su ulazna i odlazna dokumentacija, tok dokumenta i njegova struktura, tok dokumenta, njegov način i cikličnost, interna i eksterna dokumentacija. Dati su načini isticanja potrebnih informacija i njihovog čuvanja u tekućim predmetima i arhivama tokom kancelarijskog rada.
Vrste tokova dokumenata
U ovom dobu informacija, nemoguće je zamisliti rad bilo koje strukture proizvodnje, potrošnje, regulacije ili distribucije bez dokumentacije. Rad sa dokumentacijom u današnjem informativnom papiru i elektronskom bumu postaje sve složeniji. Menjaju se nosioci informacija, menjaju se ljudi koji ih obrađuju, menja se pravni teren za korišćenje informacija. Koncept i struktura toka dokumenata također su podložni promjenama.
Dokument kao jedinica toka dokumenata
Dokument je informacija zabilježena u obliku bilo kojeg materijalnog objekta. Dokument može biti fotografija, video, audio snimak, da ne spominjemopapirni mediji i fajlovi. Ali dokument postaje dokument samo ako ima niz neophodnih zahtjeva. Ovi zahtjevi se nazivaju detalji i obavezna su obilježja utvrđena zakonom ili propisima za određene vrste dokumenata. Za registraciju organizacionih i administrativnih dokumenata, na primjer, postoji GOST R 7.0.97-2016. Jedan od najvažnijih detalja je datum dokumenta (ponekad čak i vrijeme).
Šta je tok dokumenata
Tok dokumenata je kretanje dokumenata između tačaka kreiranja informacija, tačaka obrade informacija, tačaka skladištenja informacija i direktnih korisnika informacija. Tokovi dokumenata se veoma razlikuju po vrsti dokumenata i njihovom sadržaju, načinu i cikličnosti, metodama kretanja itd.
Tokovi dokumenata u organizaciji (što znači i preduzeća) podijeljeni su prema smjeru na dolazne i odlazne. Svaka vrsta toka mora biti odvojena jedna od druge kako bi se izbjegle greške i zabuna u radu sa dokumentima.
Ulazni tok dokumenata se sastoji od dokumenata koji dolaze u organizaciju poštom, e-mailom, donošeni namjerno (kuririma). Dokumenti na ulazu moraju biti razvrstani, nepotrebni - uklonjeni u smeće. Potrebne ili eventualno potrebne dokumente evidentirati u časopisima (papirnim ili elektronskim) sa naznakom datuma prijema, naziva dokumenta i njegovih podataka (datum dokumenta, ime pošiljaoca i sl.), organizacione jedinice kojoj dokument je poslan.
Tok odlaznog dokumenta sastoji se od kreiranih dokumenata iizdaje ili obrađuje organizacija. Svim odlaznim dokumentima mora se dodijeliti serijski broj, provjerava se postojanje potrebnih detalja i njihova ispravnost, moraju se evidentirati u dnevniku sa naznačenim datumom (po pravilu je to datum potpisivanja dokumenta), izlazni broj i šifru odjela koji je pripremio dokument.
Ukoliko je tok dokumenata nemoguće obraditi odmah (njegovo naglo povećanje), potrebno je povećati broj zaposlenih koji obrađuju dokumente kako bi se izbjegle greške i kašnjenja, koja su često veoma skupa za organizaciju.
Vrste tokova dokumenata mogu biti veoma različite, sve zavisi od vrste aktivnosti organizacije i metoda njenog rada.
Za velike organizacije i preduzeća, pravilno strukturiran tok dokumenata je jednako važan kao i protok materijala ili proizvoda. Za velike tokove dokumenata razvijaju se i primjenjuju čak i dokumentarni tehnološki procesi.
Koncept eksternih i internih tokova dokumenata
Pored dolaznih i odlaznih informacija u organizaciji, interne, tj. informacije koje se kreiraju i koriste samo unutar same organizacije. Ove informacije mogu imati određeni stepen tajnosti i neće biti javno dostupne čak ni unutar istog odjela. Razmjena pisama između odjela iste organizacije obično nije prihvaćena. Za dokumentarnu komunikaciju koriste se takozvane službene bilješke (izvještaji, obrazloženja, potvrde) koje potpisuju šefovi odjeljenja. Pored bilješki uorganizacije obavljaju naloge, uputstva, sertifikate, tehničku dokumentaciju i drugu dokumentaciju.
Interni tok dokumenata iz ovih razloga mora biti jasno regulisan kako tajni podaci ne bi dospeli na javna mesta, čak ni u formi izvoda ili delova. Stoga, insajderske informacije nemaju za cilj da idu izvan organizacije, a ponekad i izvan granica jedne jedinice. U ovom slučaju, takve informacije se prenose od odjela do odjela samo uz dozvolu šefa odjela i nužno se evidentiraju tokom prijenosa (čak i u arhivu organizacije) u posebnim časopisima koji označavaju primatelja i potvrđuju njegovo ovlaštenje da prima (dozvola za rad sa dokumentima).
Parametri toka dokumenata
Protok dokumenata je složen sistem koji karakteriziraju sljedeći parametri:
- sadržaj (ili koje funkcije obavlja);
- struktura;
- režim i cikličnost;
- direction;
- volumen;
- ostalo.
Sadržaj ili funkcionalnost
Ovaj parametar toka dokumenata je lista dokumenata koje koristi organizacija i sastav informacija sadržanih u ovim dokumentima. Ova vrijednost je konstantna za mali broj organizacija čije su aktivnosti vrlo specifične i konstantne tokom vremena (obično su to sudovi, arhivi, registri i druge neproizvodne organizacije). Za većinu organizacija, posebno proizvodnih, tok dokumenata je nestalna vrijednost koja se mijenjazavisno od raznih promena: vrste delatnosti, partnera, tehnologije, materijala, zakonodavstva i drugih zahteva promene proizvodnje i privremenih promena.
Struktura toka dokumenata
Koncept i struktura toka rada može se opisati karakteristikama kojima je data klasifikacija dokumenata i njihovo indeksiranje, čitav sistem orijentacije formiran je u referentnom aparatu dokumenata organizacije. Tipično, takva struktura odgovara vrsti i svrsi toka dokumenata.
Način i ciklusi
Ovi parametri određuju promjene u količini informacija koje dolaze tokom vremena. Ovo je, na primjer, naglo povećanje obima rada sa ličnim dosijeima kandidata obrazovne institucije tokom prijemne kampanje ili sa dokumentima studenata tokom sesije i diplomiranja.
Ovakve promjene su vezane za unutrašnje ritmove organizacije i obično su prilično predvidljive i planirane.
Promjene u smjeru toka dokumenta
Ove promjene se odnose na sadržaj rada jedinice za obradu informacija. To su razlike u načinima evidentiranja dokumenata, načinu praćenja rokova za izvršenje dokumenata, načinima upoznavanja sa njima, a posebno odobravanju i usklađivanju različitih dokumenata. Na promjene u smjeru tokova dokumenata također će uticati interne promjene u strukturi i smjeru organizacija.
Obim toka dokumenata
Obim protoka dokumenata je iznosdokumenata (originala i kopija), koji se mogu izraziti i brojem samih dokumenata i brojem listova, znakova, brojem izvođača i lica sa kojima je dokument ugovoren. Na primjer, broj partnerskih organizacija sa kojima se trebate dogovoriti o ugovoru, ili sa kojima ga trebate potpisati.
Tok posla organizacije uključuje ukupan broj dokumenata u svim tokovima.
Unapređenje rada sa tokovima dokumenata u organizaciji
Za poboljšanje ovog rada potrebno je proučiti cjelokupni proces papirologije, uspostaviti jasne preporuke koje proces čine tehnološki kompetentnim: ukloniti dupliranje pri radu sa dokumentima, isključiti odobravanje dokumenata od strane odjela koji nisu u vezi s tim. Što je veći protok dokumenata, to je opterećeniji administrativni aparat organizacije, ili barem veći dio.
Jedna od glavnih tačaka unapređenja rada kadrova sa dokumentima je nivo njihove stručne osposobljenosti u svim fazama toka dokumenata, optimalno opterećenje osoblja, jasna regulativa rada sa dokumentom u svakom odjeljenju.
Regulacija i standardizacija sa velikim tokovima dokumenata omogućavaju korištenje mehanizacije i kancelarijske automatizacije, smanjuju broj zaposlenih koji rade sa dokumentima na optimalan broj.
Nažalost, informacije o obimu tokova dokumenata se obično potcjenjuju zbog nesavršenih računovodstvenih metoda.
Basiczahtjevi modernosti za tok dokumenata
- Regularnost. Svako zagušenje ili neuspjeh u protoku informacija u ljudskoj aktivnosti dovodi do narušavanja cjelokupnog sistema u cjelini. Povećanje obima dokumenata mora se razmotriti i planirati unaprijed.
- Kontrolabilnost. Tokom informacija se može i treba upravljati. Uredski sistem mora biti ne samo stabilan, već i fleksibilan u radu; osoblje treba biti univerzalno obučeno za sve kancelarijske poslove.
- Stalno poboljšavanje efikasnosti toka posla kroz racionalizaciju, mehanizaciju i automatizaciju rada.
- Redovno sastavljanje i ažuriranje rutno-tehnoloških karata kretanja dokumenata sa naznakama rokova, izvođača itd.
- Standardizacija dokumenata, načini njihove obrade, pravilno arhiviranje, određivanje mjesta skladištenja za svaki dokument ubrzavaju pretragu dokumenata i rad sa njima.
