U različitim oblastima aktivnosti fizičkih i pravnih lica koristi se sistem klasifikacije dokumenata odobren na teritoriji Ruske Federacije. Sastavljanje, čuvanje, cirkulacija i korištenje papira obavlja se u disciplini kao što je kancelarijski rad. U ovom članku ćemo proučiti sve njegove aspekte. Razmotrite koncept i klasifikaciju dokumenata, njihovu funkcionalnost i druge aspekte problema.
Uredski rad: opšte odredbe
Za početak, treba napomenuti da je podrška dokumentaciji posebno područje djelovanja, koje se sastoji od dizajna, formiranja, skladištenja i obrade papira. Od toga kako dokument izgleda i informacije u njemu, kako se realizuje organizacija rada s njim, umnogome zavisi pravovremenost i ispravnost donošenja jedne ili druge upravljačke odluke, koja je od određenog stepena značaja. Radovi uzimaju u obzir i odražavaju aktivnosti preduzeća, kompanija, firmi. S tim u vezivođenje evidencije služi kao propis zakona. U procesu revizija, prije svega, reviziji podliježu oni dokumenti koji bilježe aktivnosti kompanije.
Zakonodavni okvir
Prije analize vrsta dokumenata i njihove klasifikacije, preporučljivo je upoznati se sa zakonodavnim okvirom. Dakle, Savezni zakon, koji reguliše informacije i njihovu zaštitu, utvrđuje obavezu dokumentovanja informacija i definiše niz osnovnih postavki. Navedeni normativni akt ima za cilj i da reguliše odnose koji nastaju u razvoju i naknadnoj upotrebi informacionih tehnologija. Treba napomenuti da je obavezna dokumentacija utvrđena drugim zakonima. Konkretno, Građanski zakonik Ruske Federacije utvrđuje pravni okvir za aktivnosti i odgovarajuću proceduru za kancelarijski rad. Poreski zakonik Ruske Federacije uspostavlja standardne poreske papire, koji takođe predstavljaju jednu od klasifikacija dokumenata. Preko njih se obezbjeđuje računovodstvo komercijalnog rada pojedinaca i organizacija, kao i blagovremenosti odbitaka poreza i naknada u državni budžet.
Osim ovoga, važeći Zakon definiše uzorke radova. Dakle, Građanski zakonik Ruske Federacije predviđa zahtjeve za sadržaj i sastav konstitutivnih ugovora, sporazuma, povelja i tako dalje. Propisi utvrđuju forme tih dokumenata koji se šalju na različite metode koje se danas koriste.
Klasifikacija RF dokumenata
Vrijedi napomenuti da administrativni sistem kancelarijskog rada Ruske Federacije uključuje klasifikaciju na više nivoa. Preporučljivo je to detaljnije razmotriti. Glavna klasifikacija dokumenata pretpostavlja prisustvo sljedećih komponenti:
- Organizaciona i administrativna dokumenta. Preporučljivo je uključiti ovdje odluke, protokole, uputstva, povelje, naredbe, odredbe.
- Referentni i informativni papiri uključeni u klasifikaciju dokumenata opšte prirode. Govorimo o potvrdama, memorandumima, aktima, telegramima, pismima i tako dalje.
- Prema osoblju. Važno je napomenuti da ova klasifikacija dokumenata uključuje izjave, radne knjižice, karakteristike, ugovore, naloge, itd.
Uobičajeno je da se izdvajaju oblici dokumenata kao što su pojedinačni, šablonski i standardni. Prikazani uzorci čine njihovu klasifikaciju dokumenata prema namjeni.
Druge vrste dokumenata
Vrijedi znati da dokumenti mogu biti jednostavni ili složeni po sadržaju. Klasifikacija knjigovodstvene dokumentacije na mjestu prijema podrazumijeva prisustvo eksternih i internih isprava. Sudeći po porijeklu, razlikuju lična i službena dokumenta. Prema roku trajanja, uobičajeno je da se hartije od vrednosti klasifikuju na trajne, kao i na više ili manje od 10 godina. U skladu sa znakom javnosti, usvojena je posebna klasifikacija regulatornih dokumenata, koja podrazumijeva prisustvo tajnih i netajnih dokumenata. Treba dodati da prva grupa uključuje povjerljivo i potpunotajni dokumenti. Prema načinu snimanja, uobičajeno je razlikovati zvučne, rukopisne, elektronske, grafičke, fotografske i filmske materijale itd. Posljednje grupiranje se također naziva klasifikacija dokumenata prema karakteristikama.
Hitni i nehitni dokumenti
hartije od vrijednosti se mogu podijeliti na hitne i nehitne. Prema fazama, uobičajeno je razlikovati nacrte, izvode, originale (drugim riječima, originale), kao i kopije. Dokumenti državne prirode su uključeni u posebnu kategoriju. U skladu sa važećom zakonskom regulativom, nadležne strukture izdaju uputstva, naredbe, uputstva, naredbe, rezolucije, uredbe i odluke.
Primarna dokumentacija
Preporučljivo je razmotriti prilično obimnu kategoriju primarnih dokumenata odvojeno. Ovo uključuje radove sa osnovnim informacijama dobijenim u procesu istraživanja, razvoja, posmatranja i drugih društvenih aktivnosti. Treba napomenuti da se primarna dokumentacija u računovodstvu formira tokom realizacije poslova od ekonomskog značaja. Djeluje kao dokaz ili dokaz određenih činjenica koje su već ostvarene. Grupa izvornih papira uključuje, na primjer, potvrde, akte, fakture, naloge i tako dalje. Za većinu njih odobreni su posebni jedinstveni obrasci. Na primjer, do danas su uspostavljeni posebni oblici dokumenata za računovodstvo trgovinskih poslova, osnovnih sredstava, obračuna gotovine i rada.
Detalji o dokumentu
Ukoliko ne postoji jedinstveni obrazac za određeni papir, formira se interni obrazac u kompaniji. Ipak, u svakom slučaju, određeni detalji moraju biti prisutni tamo:
- Naziv dokumenta.
- Datum kompilacije.
- Naziv organizacije.
- Suština poslovanja od ekonomskog značaja.
- Mjerni uređaji.
- Spisak zaposlenih koji djeluju kao odgovorni.
- Lični potpisi ovlaštenih djelatnika.
Interni uredski rad
U skladu sa uputstvima rukovodstva strukture i na inicijativu šefova samostalnih odjeljenja, relevantna je izrada različitih odredbi. Ova grupa radova obuhvata standardne i pojedinačne akte. Treba napomenuti da se sadržaj potonjeg prvenstveno odnosi na upravljačke jedinice, odjeljenja, radionice koje su dio organizacione strukture preduzeća. Tipična dokumentacija se po pravilu odnosi na radionice glavne proizvodnje.
Morate znati da nacrt pravilnika formira izvođač, nakon čega se dogovara sa pravnom službom kompanije. Ako se pojave prigovori ili komentari, isti se navode na posebnom papiru ili na drugom primjerku postojećeg. Ključni akt administrativne prirode u preduzeću je nalog direktora. Uz pomoć ovog dokumenta može se sastaviti postupak djelovanja strukture, odluke i uputstva, razne vrste događaja, rezultati rada ili rezultati revizija.
Izvještaj, objašnjenje i servisna bilješka
Memorandum je dokument koji navodi određenu činjenicu ili pitanje, zaključak ili prijedlog. Vrijedi znati da se može poslati upravi organizacije ili višoj strukturi. Dopis treba shvatiti kao vrstu pisma, jedan od oblika interne vrste korespondencije u kompaniji. U pravilu se šalje iz strukturnih odjela apsolutno svakom primaocu kompanije. Izuzetak je ovdje direktno vođenje. Mora se imati na umu da dopis može poslati i određeni službenik kompanije. Imenovani dokument se može definirati kao informativan, proaktivan ili izvještajni.
Obrazloženje treba smatrati papirom koji služi kao objašnjenje sadržaja pojedinih odredbi glavnog akta (program, izvještaj, plan). Osim toga, može objasniti razloge neispunjavanja instrukcija rukovodstva ili kršenja discipline.
Upute
Upute su trenutno klasificirane u dvije grupe. Dokumenti koji spadaju u prvu kategoriju regulišu postupak obavljanja određenog procesa u preduzeću, u kojem učestvuju službenici, službe i sl. Treba napomenuti da su upravo opisi poslova (druga grupa) ti koji određuju prava, dužnosti, odgovornosti i funkcionalnost pojedinih zaposlenih. Ovi papiri mogu poslužiti kao objašnjenje procedure po kojoj se instrukcije naredbi i zakona (uredbe, naredbe i sl.) trebaju izvršavati. Treba dodati i opise poslovamože biti fiksnog ili trajnog trajanja. Međutim, trajne hartije od vrijednosti se ionako pregledavaju i pregledavaju svakih 3-5 godina.
Zaključak
Dakle, razmotrili smo koncept, glavne klasifikacije vrijednosnih papira i druge aspekte teme. U zaključku, treba napomenuti da je danas uredski rad na teritoriji Ruske Federacije prilično razvijena kategorija. U sadašnjoj fazi ljudskog života ova djelatnost uključuje obezbjeđivanje kompetentnog i blagovremenog formiranja potrebnih dokumenata, kao i organizovanje rada sa aktima (primanje, prenos, obrada, priprema, kontrola, čuvanje, evidentiranje, sistematizacija, pripremanje arhiviranje i uništavanje). Regulacija kancelarijske tehnologije se sprovodi u skladu sa nizom oblasti. Preporučljivo je uključiti standardizaciju, zakonsku regulativu, kao i formiranje zakonskih i regulatornih i metodoloških akata od nacionalnog značaja.
Ovako ili onako, organizacija i naknadno vođenje evidencije zahtijevaju obavezno prisustvo posebnih vještina i stručnih znanja. Dakle, za realizaciju ovog posla u kompanijama se stvaraju odgovarajuća odeljenja ili službe. Vrijedi napomenuti da su u malim firmama sekretarice angažovane na kancelarijskim poslovima, a zaposleni koje je ovlastio šef odgovorni su za stanje dokumenata preduzeća. U svakom slučaju, svaka grupa dokumenata mora imati svoje mjesto. Obično se čuvaju u posebnim vatrostalnim ormarima. IKonačno, zaposleni mogu biti podvrgnuti disciplinskim mjerama zbog nepravilnog vođenja evidencije. Ovo treba imati na umu prilikom primjene znanja u praksi.
