Organizacioni sistem: definicija, glavne funkcije, metode upravljanja, zadaci i razvojni procesi

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 05:19

Kada se spominje organizacioni sistem, to znači određena struktura, koja se sastoji od zasebnih jedinica. Oni su međusobno povezani na osnovu određenih razmatranja. Naime, zavisi od postavljenih ciljeva za odjele i kompaniju i prema funkcijama koje se obavljaju. Time je predviđeno prisustvo rukovodilaca (centra) koji mogu donositi odluke i odgovorni su za aktivnosti jedinica.

Opće informacije

Pitanja u vezi sa projektovanjem i formiranjem sistema organizacionog menadžmenta relevantna su ne samo za novostvorena preduzeća, već i za one komercijalne strukture koje već rade, ali će morati da funkcionišu u drugim uslovima. Za to je potrebno promijeniti sastav i strukturu poslova koje se obavljaju i zadataka koje treba rješavati. Prvi korak u ovom slučaju je analiza formalne konstrukcije. Obratite pažnjusastav strukturnih jedinica, broj zaposlenih u njima, koliko odgovaraju složenosti i strukturi obavljenog posla i slični aspekti.

Tokom analize potrebno je u nizu proučiti sve bitne elemente preduzeća. To uključuje informacijsku podršku i interakciju, snabdijevanje resursima i tehnologijom, usklađenost radnih resursa sa postojećim zahtjevima i zamjenjivost. Prilikom proučavanja sistema organizacionog menadžmenta potrebno je dati odgovor na dva pitanja:

1. U kojoj mjeri ono što je već uspostavljeno može pomoći ili ometati implementaciju odabrane strategije djelovanja?
2. Koje nivoe treba dodijeliti za rješavanje specifičnih problema?

Traži odgovore

Postoji dosta pristupa za rješavanje ciljeva. Budući da je prilično problematično razmotriti ih sve, samo dva će dobiti pažnju:

1. Specifično postavljanje ličnih zadataka i ciljeva za izvođače.
2. Kratka organizaciona analiza.

Oba pristupa imaju za cilj da otkriju koliki je lični doprinos zaposlenog ostvarenju glavnog zadatka preduzeća. Važne su i metode upravljanja organizacionim sistemima. Ukratko, morate djelovati koristeći sljedeće metode:

1. Metoda introspekcije. Posebna pažnja posvećena je administrativnom i upravljačkom osoblju. Cilj je poboljšanje efikasnosti zaposlenihmentalni rad. Glavni fokus je na doprinosu rješavanju problema, implementaciji strategije kompanije i postizanju postavljenih ciljeva. Zapravo, u ovom slučaju je omogućeno kretanje od velikih do detalja. Realizuje se sledeći redosled: zadaci preduzeća - njegova strategija - ciljevi - funkcionalna organizacija. Tek onda pozicije - zaposleni - njihove dužnosti i motivacija.
2. Metoda analize odozdo prema gore. On već polazi od pojedinačnog radnika i njegovih formulisanih zadataka i ciljeva. Ova metoda vam omogućava da povežete rad pojedinačnih zaposlenih sa aktivnostima preduzeća i strategijom prosperiteta koja se sprovodi. Iako se vrlo često javljaju pritužbe da su teorijske odredbe dobro osmišljene, ali implementacija u praksi ostavlja mnogo željenog.

Više o introspekciji

Ova metoda vam omogućava da pripremite efikasne preporuke koje imaju za cilj poboljšanje cjelokupne organizacione strukture i učinka kompanije smanjenjem dupliranja posla, smanjenjem troškova upravljanja, regulisanjem obima posla menadžera, razdvajanjem funkcija izvršilaca. Šta je krajnji rezultat obavljenog posla? Sistem organizacionog upravljanja, izgrađen korišćenjem introspekcije, omogućava orijentaciju na sledeće principe i ideje:

1. Menadžment prima platu za stvarno upravljanje. Dakle, većinu vremena to je vođenje, mjerenje, priprema i podučavanje. U tomepomaže planiranje, pomoć u organizacionom radu, izradu finansijskih planova, analizu trenutnog stanja i sl.
2. Vođa mora imati dovoljno ljudi pod svojom komandom da zadrži svu svoju pažnju. Ali u isto vrijeme, trebalo bi da ima dovoljno vremena za sve.
3. Trebate nastojati da broj veza u organizaciji bude što manji.
4. Izvođači treba da se angažuju u ograničenom broju dobro osmišljenih zadataka, čiji će završetak direktno unaprediti postizanje ciljeva organizacije.
5. Jasno razumijevanje onoga što menadžment želi može biti iskrivljeno neefikasnom komunikacijom. Prilično čest razlog je veliki broj linkova. Kao rezultat toga, smanjuje se sposobnost mijenjanja, samostalnog rješavanja problema, pronalaženja drugih načina.

Introspekcija je moguća u bilo kojoj organizaciji. Ova metoda ima šest faza: priprema, prikupljanje podataka, obrada informacija, analiza, izvještaj, dalja kontrola. Kao rezultat toga, izdaju se pismene preporuke koje se bave pitanjima poboljšanja organizacione strukture.

Metoda analize odozdo prema gore

Zahvaljujući postavljanju ličnih ciljeva i zadataka, fiksira se upravo ono što zaposlenik doprinosi procesu postizanja zadanih vrijednosti i parametara. Obratite pažnju na:

1. S obzirom na prave uslove za integraciju procesa rada svakog zaposlenog sa zadacima, ciljevima istrategije koje osiguravaju adekvatnost organizacione strukture.
2. Stvaranje uslova da svi budu zainteresovani za postizanje najboljeg rezultata.
3. Metoda analize odozdo prema gore takođe vam omogućava da procenite individualni rad.

Treba napomenuti da se pristup koji se razmatra može koristiti ne samo za analizu, već i za rješavanje nekih od ključnih problema koji su povezani sa upravljanjem organizacijom. Ovo uključuje:

1. Definicija procesa postizanja cilja kroz dijalog o njegovom postavljanju i načinu njegovog postizanja.
2. Fokusiranje zaposlenih na očekivanja učinka.
3. Formiranje programa izvođenja radova zbog konkretizacije rokova za rješavanje pojedinih zadataka.
4. Olakšavanje upravljanja platnim sistemom, mogućnost stvaranja razumne osnove za izdavanje naknade za odlično obavljanje dužnosti i postignuća na poslu.
5. Procjena da li zaposlenik treba da bude unapređen i da li ima dobre rezultate.

Stoga, ova metoda je veoma dobro upotpunjena organizaciono-pravnim sistemom upravljanja, koji standardizira pristupe maksimalnom broju situacija.

O funkcijama

Glavni i najvažniji su: organizacija, planiranje, regulacija, koordinacija, motivacija, kontrola i regulacija. Ovo dolazi do izražaja u strukturi, pravilima, kulturi, procesima. Upravljanje organizacionim sistemom obezbeđujeupotreba skupa metoda i tehnika, njihova racionalna kombinacija, uspostavljeni odnos u cilju upravljanja elementima u vremenu i prostoru. Potrebno je nastojati da se stvore što povoljniji uslovi. U ovom slučaju, funkcije upravljanja organizacionim sistemima treba da budu jasno navedene, dogovorene, a odgovornosti različitih osoba treba da budu razgraničene.

I ovo nisu samo riječi. Treba imati na umu da su funkcije posebne vrste specijaliziranih upravljačkih aktivnosti koje su nastale u procesu podjele rada. Svaki od njih je implementiran u kompleksu upravljačkih zadataka. Također morate zapamtiti da su funkcije aktivnosti koje se ponavljaju. Može ih izvoditi jedna osoba, jedinica ili grupa. Broj funkcija i sastav zavisi od niza faktora: obima, nivoa i strukture razvoja proizvodnje, veličine organizacije, povezanosti kompanije sa drugim sličnim objektima, nezavisnosti i nivoa tehničke opremljenosti.

Izvršene specifične dužnosti

Funkcije menadžmenta treba da obezbede smernice i usluge aktivnostima organizacije. Svaki od njih treba da ima određenu namjenu, ponovljivost, ujednačenost sadržaja. Također, funkcije moraju biti objektivne. Ovo je determinisano potrebom samog procesa upravljanja u uslovima u kojima je obezbeđen zajednički rad ljudi. Osim toga, funkcije su osnova za određivanje veličine i strukture administrativnog aparata. Trebalo bi da objedini sve relativno izolirane, iako općenito neraskidivo povezanestrukture. Na mnogo načina na njih utiču ciljevi organizacionog sistema upravljanja.

Lista funkcija

Da bismo bolje razumjeli ovu temu, pogledajmo s čime se moramo nositi u praksi:

1. Organizaciona funkcija. Bavi se praktičnom realizacijom planova i programa. Realizuje se kroz stvaranje organizacije, formiranje njene strukture, raspodjelu poslova između odjela i zaposlenih, kao i kroz koordinaciju njihovih aktivnosti.
2. Motivaciona funkcija. Specijalizirana je za utvrđivanje potreba ljudi, kao i za odabir najefikasnijeg i najprikladnijeg načina u ovom slučaju za njihovo zadovoljenje. Sve ovo se radi kako bi se osigurala maksimalna zainteresovanost zaposlenih u procesu ostvarivanja ciljeva sa kojima se organizacija suočava.
3. Kontrola. Neophodan je kako bi se na vrijeme uočile greške, prijeteće opasnosti, odstupanja od traženih standarda i stvorila osnova za kontinuirano poboljšanje.

Dodatne funkcije

Organizacija bi trebala imati adekvatne:

1. Funkcije racioniranja. Treba ih posmatrati kao proces razvoja naučno zasnovanih izračunatih vrednosti. Uz njihovu pomoć procjenjuju se kvantitativni i kvalitativni parametri.
2. Funkcija rasporeda. Neophodno je strogo regulisanje ponašanja objekata u procesu realizacije postavljenih ciljeva i zadataka zaposlenima.
3. funkcija koordinacije. Osigurava da je organizacija dosljedna idobro koordiniran rad u realizaciji planiranih zadataka.
4. Regulaciona funkcija. Direktno se ukršta sa kontrolom i koordinacijom. Ukoliko pod uticajem eksternog/internog okruženja dođe do odstupanja od traženih parametara, onda je potrebno prilagoditi situaciju tako da bude u zadatim granicama.

O zadacima

Organizacioni sistem se stvara radi postizanja određenog cilja. Na primjer, ostvarivanje maksimalnog mogućeg prihoda. Ili 100 miliona rubalja. Bilo kako bilo, ali na putu do cilja morate riješiti niz zadataka koji će vam omogućiti da ga ostvarite. Treba napomenuti da se razlikuju po obimu, posljedicama, važnosti, utjecaju na budućnost i složenosti implementacije.

Zadaci upravljanja organizacionim sistemima na najvišem nivou su najvažniji i najvažniji u smislu postizanja rezultata. Na kraju krajeva, ako lokalni radnik učini nešto pogrešno, onda se to još može relativno izdržati. Pogotovo ako se brzo prepoznate i zaustavite. Dok greške samog top menadžmenta imaju mnogo razornije posljedice. Osim toga, prilično ih je teško zaustaviti, za to je potrebno pribaviti podršku dioničara/osnivača.

Ali proces identifikacije je također relevantan. Zaista, u našim uslovima je tako uređeno da se najviši menadžment ne proverava stalno. A da tok događaja ne teče kako bi trebao, možete saznati bilo vršenjem kontrole, praćenjem događaja ili uočavanjem anomalije u izvještavanju, kojamenadžeri pružaju vlasnicima. Da bi se postavljeni zadaci efektivno ispunili, potrebno je osigurati adekvatnu organizacionu strukturu sistema upravljanja, za koju ne bi bilo odgovornih osoba.

O razvoju

Organizacioni sistemi ne miruju kao kamenje. Uvijek postoji neki pokret (ne nužno na bolje). Ali ako pogledate sa visine milenijuma, onda se upravljanje organizacionim i ekonomskim sistemima i dalje unapređuje i razvija. Ponekad na to utječe razvoj novih metoda i pristupa. Naučni i tehnološki napredak također može imati utjecaja. Na primjer, šta je menadžment bez upotrebe informacionih tehnologija? Čak i ako osoba radi sama u statusu individualnog preduzetnika, kompjuter/pametni telefon pomaže u vođenju evidencije, slanju podataka poreskoj službi, statističkim organima i nizu drugih struktura.

Ali da li je moguće reći da je sada moguće dostići krunu u razvoju? Nažalost nema. Čak i uprkos tehnologijama i metodama koje već postoje, prerano je za radovanje. Uostalom, koliko različitih nevjerovatnih otkrića još čeka čovječanstvo u budućnosti. Uzmimo, na primjer, umjetnu inteligenciju. Kada se razvije uzorak ovog rješenja sa dobrim pokazateljima učinka, ono što zaposlenik koji ne treba spavati, odmarati i primati platu može učiniti jednostavno će zadiviti i natjerati ga da se prilagodi novim uslovima.