Interna revizija - šta je to?

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 05:19

Interna kontrola i revizija treba da zauzmu ponosno mjesto u svakoj kompaniji koja ima ograničene resurse i ne želi bankrotirati. U prostranstvu Rusije ovaj aspekt ne gubi na važnosti kako u zakonodavnom tako iu institucionalnom i stručnom smislu. Dakle, šta je organizacija interne revizije?

Bavljenje terminologijom

Obratimo pažnju na osnovne pojmove i prvo ćemo analizirati šta je interna revizija. Ova fraza se koristi za označavanje aktivnosti regulisanih internim aktima organizacije za kontrolu različitih aspekata rada strukture i upravljačkih jedinica, koje sprovode predstavnici nadležnog organa u okviru utvrđenog okvira.

Krajnji potrošač informacija može biti odbor direktora, skupština dioničara ili članova kompanije, izvršni organ, itd.

Cilj kojem se teži je pomoći menadžmentu da se poveže da efektivno kontroliše različite elemente sistema. Glavni zadatak -pružaju pouzdane informacije o raznim pitanjima koja su od interesa. Interni revizori obavljaju opće funkcije:

1. Procijenite adekvatnost sistema kontrole. To znači provođenje provjera veza, davanje obrazloženih i razumnih prijedloga u cilju otklanjanja uočenih nedostataka, kao i pripremanje preporuka za povećanje efikasnosti upravljanja.
2. Evaluacija učinka. Podrazumijeva iznošenje stručnih ocjena za različite aspekte funkcionisanja organizacija, kao i davanje obrazloženih prijedloga u smislu njihovog unapređenja.

Različitost vrsta

Šta može biti sistem interne revizije? Istaknite:

1. Funkcionalna revizija sistema upravljanja. Provodi se kako bi se ocijenila produktivnost i efikasnost bilo kojeg dijela ekonomske aktivnosti.
2. Međufunkcionalna revizija. Ocjenjuje kvalitet obavljanja različitih zadataka, kao i međusobnu povezanost i interakciju u zemlji.
3. Organizaciona i tehnološka revizija sistema(a) upravljanja. Prikazuje se u vršenju kontrole nad različitim vezama. Sve što se tiče menadžmenta je od interesa. Posebna pažnja se poklanja tehnološkoj i/ili organizacijskoj racionalnosti.
4. Revizija aktivnosti. Podrazumijeva provođenje objektivne ankete i sveobuhvatne analize svih oblasti rada i tekućih projekata kako bi se identificirale mogućnosti za poboljšanje. osim toga,može se pokrenuti provjera elemenata koji povezuju organizaciju sa vanjskim okruženjem. Primjeri uključuju profesionalne veze, imidž i slično. Ovdje se revizori susreću sa pitanjem pronalaženja snaga i slabosti rada organizacije i procjene stabilnosti njene pozicije u sistemima višeg reda i izgleda za razvoj i rast.
5. Ako se revizija vrši istovremeno na četiri prethodne tačke, onda se ona označava kao sveobuhvatna revizija sistema upravljanja organizacije.
6. Provjera usklađenosti sa propisima. U ovom slučaju se utvrđuje da li se poštuju zakoni, propisi i uputstva organa upravljanja organizacione strukture.
7. Provjera prikladnosti. Podrazumeva vršenje kontrole nad radom službenika u smislu njihove racionalnosti, razumnosti, svrsishodnosti, korisnosti, valjanosti njihovih odluka.

Teorijski aspekt konstrukcije sistema

Dakle, razmotrili smo teorijske tačke. Ali kako se formira služba interne revizije? U početku, administracija razvija politiku i izvršne procedure kompanije. Ali osoblje ih ne može uvijek razumjeti, često ih jednostavno ignorišu, a rukovodioci ponekad nemaju dovoljno vremena da na vrijeme provjere i otkriju nedostatke. U tu svrhu se stvara služba interne revizije. Njihov zadatak je da pomognu rukovodiocima u pitanjima kontrole, obezbede zaštitu od zloupotrebe položaja i grešaka, identifikuju rizična područja i radnad otklanjanjem budućih nedostataka ili nedostataka. Osim toga, oni mogu pomoći u identifikaciji i otklanjanju slabosti u sistemima upravljanja. O svemu ovome treba razgovarati sa najvišim organima vlasti za koje se prikupljaju podaci.

Fape izgradnje sistema

Recimo da trebamo osigurati kvalitetnu i potpunu internu reviziju u preduzeću. Da biste to učinili, trebali biste organizirati višefazni proces, koji uključuje sljedeće korake:

1. Kritička analiza praćena poređenjem prethodno definisanih ekonomskih ciljeva funkcionisanja organizacije, strategije i taktike strukture, usvojenog pravca delovanja, mogućnosti.
2. Razvijanje i zatim dokumentovanje poboljšanog poslovnog koncepta koji odražava sve potrebe i potrebe. Takođe bi trebalo da predvidi niz mjera koje će omogućiti da se ona uspješno implementira i razvija u budućnosti. Osim toga, potrebno je obratiti pažnju na najvažnije tačke. Za njih se mogu pripremiti posebne odredbe koje utiču na kadrovsku, računovodstvenu, nabavnu, marketing, inovaciju, proizvodnju i tehnologiju, finansijsku i investicionu politiku. Trebali bi se zasnivati na dubokoj analizi svakog elementa i odabrati najprikladnije opcije za organizaciju.
3. Analiza efektivnosti postojeće strukture sa naknadnim prilagođavanjem. Izrađuje se odredba koja utiče na organizacionu strukturu, u kojoj je potrebno opisati sve organizacione veze, naznačiti administrativne, funkcionalne i metodološkepodređenost, područja djelovanja, funkcije koje se obavljaju, regulativa odnosa. Šema toka posla je također kreirana.
4. Uspostavljanje jedinice za internu reviziju.
5. Razvoj standardnih procedura. Predviđeno kreiranje formalnih uputstava za kontrolu konkretnih ekonomskih i finansijskih transakcija. Oni su neophodni za procjenu nivoa kvaliteta (pouzdanosti) informacija, efikasno upravljanje resursima i racionalizaciju odnosa između stručnjaka.

Zašto je potrebna interna kontrola i revizija?

Svrsishodnost takve odluke može se izraziti u sljedećim tezama:

1. Dozvoljava izvršnom tijelu da osigura efikasnu kontrolu nad pojedinačnim odjelima organizacije.
2. Ciljane provjere i analize koje vrše revizori omogućavaju identifikaciju proizvodnih rezervi i postavljaju temelje za povećanje efikasnosti, kao i područja razvoja koja najviše obećavaju.
3. Specijalci na čijim plećima vršenje kontrole često obavljaju savjetodavne funkcije u vezi sa računovodstvenim i finansijskim i ekonomskim uslugama, kao i službenici glavne organizacije, njenih podružnica i podružnica.

U takvim slučajevima, po pravilu, koristi se jedna opšta šema kako bi se osigurala maksimalna pokrivenost i efektivnost. Izgleda otprilike ovako:

1. Specifičan raspon pitanja kojima se bavi odjel interne revizije je identificiran i jasno definiran. Za njih se kreira sistem ciljeva, koji odgovarajupolitika kompanije.
2. Određene su glavne funkcije neophodne za postizanje ciljeva.
3. Kombinovanje iste vrste indikatora u grupe, i stvaranje na njihovoj osnovi strukturnih jedinica koje su specijalizovane za njihovu obradu, implementaciju i postizanje.
4. Razvija se šema odnosa koja definiše dužnosti, prava i odgovornosti. Ovo treba razraditi za svaku strukturnu jedinicu, dokumentujući rezultat u propisima i opisima poslova.
5. Povezivanje svih elemenata sistema u jedinstvenu celinu. Utvrđivanje statusa organizacije.
6. Integracija odjela interne revizije u druge dijelove upravljačke strukture preduzeća.
7. Razvoj internih standarda rada.

Nakon toga možemo razgovarati o provođenju interne revizije.

O principima i zahtjevima

Šta treba učiniti da se dobije efikasan sistem? Da biste to učinili, potrebno je osigurati usklađenost sa sljedećim tačkama:

1. Načelo odgovornosti. Navodi da kada postoji interna revizija, osoba (grupa ljudi) koja vrši reviziju treba da snosi disciplinsku, administrativnu i ekonomsku odgovornost za nepravilno obavljanje svojih dužnosti.
2. Princip ravnoteže. Neraskidivo povezan sa prethodnim. U njemu se navodi da se revizoru ne mogu dati kontrolne funkcije bez obezbjeđenja sredstava za njihovo obavljanje. Također, ne smije se izdavati ništa dodatno što se neće koristiti u radnoj aktivnosti.
3. Princip blagovremenog prijavljivanja odstupanja. On kaže da sve dodatne informacije koje se otkriju u periodu kada se radi interna revizija treba što prije prenijeti na link menadžmenta. Ako ovaj zahtjev nije ispunjen i nepoželjna odstupanja se pogoršavaju, gubi se sam smisao kontrole.
4. Princip korespondencije između sistema upravljanja i upravljanja. Navodi da kontrolni sistem treba da bude dovoljno fleksibilan da omogući efikasnu i adekvatnu verifikaciju podataka.
5. Princip složenosti. Kaže da puna interna kontrola i revizija treba da pokriju objekte različitih tipova.
6. Princip razdvajanja dužnosti. On predviđa podjelu funkcija između stručnjaka na način da minimiziraju zloupotrebu ovlasti i ne dozvoljavaju pojedincima da sakriju problematične činjenice.
7. Načelo odobrenja i dozvole. Predviđeno je da se obezbijedi formalna koordinacija svih tekućih finansijskih i ekonomskih operacija od strane relevantnih službenika u okviru njihovih ovlaštenja.

Osnovni uslovi za uspjeh

Već smo prilično dobro pokrili internu reviziju. Kvalitete potrebne za povećanje nivoa efikasnosti su:

1. Zahtjev za povredu. Predviđa potrebu stvaranja specifičnih uslova koji organizaciju ili njenog zaposlenika (njihovu grupu) stavljaju u nepovoljan položaj i stimulišu otklanjanje odstupanja.
2. Izbjegavanje prevelike koncentracije primarnih kontrola na jednu osobu koja bi mogla dovesti do pogrešnog prijavljivanja i/ili zloupotrebe.
3. Zahtijeva interes administracije. Mora se osigurati poštena i međusobna saradnja službenika kontrole i uprave.
4. Zahtjev za prikladnost (prihvatljivost) metodologije interne kontrole. Predviđeno je da ciljevi i zadaci moraju biti racionalni i svrsishodni, kao i raspodjela izvršenih funkcija.
5. Zahtjev za kontinuiranim poboljšanjem i razvojem. Vremenom, čak i najnaprednije metode postaju zastarele. Zbog toga sistem mora biti fleksibilan i prilagođen novim zadacima, čak i uz prilagođavanja.
6. Prioritetni zahtjev. Kontrola nad manjim operacijama ne bi trebalo da odvlači pažnju od zaista važnih zadataka.
7. Isključivanje nepotrebnih kontrolnih koraka. Potrebno je racionalno organizovati aktivnosti, bez trošenja dodatnih sredstava i rada.
8. Zahtjev za jedinstvenu odgovornost. Zahtjev za akcijom i promatranjem mora biti iz jednog centra (pojedinačnog ili specifične grupe).
9. Zahtjev regulative. Efikasnost sistema internog nadzora direktno zavisi od toga šta i koliko problema je bilo predviđeno regulatornom dokumentacijom.
10. Zahtjev za potencijalnu funkcionalnu zamjenu. Ako se jedan subjekt interne kontrole privremeno povukao iz procesa pregleda, to ne bi trebalo negativno uticati na procedure ili prekinuti aktivnosti.

O efikasnosti i efektivnosti

Kada se uporedi eksterna i interna revizija, formiraju se dva značajna tabora, svaki sa svojom vizijom o tome šta je najprikladnije. Svoje stavove potkrepljuju prilično teškim argumentima. Dakle, dobra interna revizija može se zasnivati na poznavanju internih mehanizama u organizaciji i identifikovati mnoge potencijalno opasne ili obećavajuće tačke, dok uključivanje eksternih stručnjaka omogućava minimiziranje ličnih simpatija i osiguravanje nepristrasnosti revizije. Generalno, svaka organizacija, zavisno od okolnosti, samostalno odlučuje čije usluge će koristiti, ali je na menadžerima da poboljšaju rezultat svog rada.

Kako poboljšati performanse interne kontrole?

Svi želimo više sa manje resursa. Da li je moguće razmotriti proces interne revizije i povećati njegovu efikasnost? Sasvim. Šta treba učiniti za ovo? Najjednostavnija opcija je razviti etičke norme i profesionalne standarde. Ako su adekvatne, onda će jedno njihovo poštovanje omogućiti postizanje visokog kvaliteta rada.

Pored toga, više rukovodstvo treba periodično vršiti reviziju sistema interne kontrole. Šta bi inspektori trebali učiniti? Koji je njihov idealan portret? Institut internih revizora djeluje u Sjedinjenim Državama od 1941. godine. U Ruskoj Federaciji ova struktura tek počinje da nastaje, pa koristimo iskustva stranih kolega. Institut internih revizoraizdao niz dokumenata preporuka, u kojima je glavna opklada na:

1. Nezavisnost. Podrazumijeva se nepristrasno obavljanje svojih dužnosti i izražavanje objektivnih prosudbi. U isto vrijeme, ne morate se oslanjati na ocjene kolega.
2. Objektivnost. Ova tačka proizilazi direktno iz prethodne. Objektivnost zahtijeva da se posao obavlja s vještinom i integritetom. Prilikom sastavljanja izvještaja, stručnjak mora jasno odvojiti činjenice od spekulacija.
3. Lojalnost. Ovo implicira da interni revizori ne bi trebali svjesno da se upuštaju u neprikladne ili nezakonite aktivnosti koje bi mogle dovesti do diskreditacije rezultata.
4. Odgovornost. Pretpostavlja se da specijalista mora obavljati posao isključivo u okviru svojih mogućnosti i stručne kompetencije. On također mora snositi odgovornost za svoje postupke.
5. Privatnost. Mora se voditi računa o korištenju informacija kojima se pristupa tokom obavljanja dužnosti.

Završni primjer

To je kraj članka. Već smo pogledali šta su interne revizije. Primjer će konsolidirati stečeno znanje. Recimo da imamo komercijalnu strukturu. Odjednom počinje da se bilježi pad prihoda, iako se obim posla i promet nisu promijenili. Da bi se otkrio razlog, počinje interna finansijska revizija. U početku se vrši upoznavanje sa dokumentacijom koja opisuje kretanje sredstava,operacije i sl. Proučava se ispravnost dizajna i odsustvo znakova krivotvorenja. Ukoliko se u ovom slučaju ne može pronaći ništa sumnjivo, onda interna finansijska revizija prelazi u fazu usaglašavanja stvarnog stanja i stanja prikazanog u dokumentaciji. Na primjer, u skladištu se provjerava da li naznačeni materijali, praznine, dijelovi opreme zaista postoje. Pažnja je posvećena i potrošnom materijalu. Dakle, ako jedan automobil dnevno pređe 100 kilometara i pri tome uspije potrošiti 50 litara benzina, to bi trebalo biti sumnjivo. Potrebno je pažljivo proučiti sve moguće aspekte nastanka nestašica, otpada i krađa. Po završetku interne revizije, dokumentaciju treba odmah dostaviti višem rukovodstvu kako bi se spriječilo pogoršanje identifikovanih problema i olakšalo usvajanje adekvatnih brzih korektivnih mjera.