Prilikom predstavljanja rezultata rada vrlo je važno pripremiti svoj apel publici, vodeći računa o osnovnim zahtjevima za usmenu komunikaciju. Dizajn izvještaja omogućava jasan i koncizan prikaz informacija koje publika lako percipira. U skladu s tim, važno je pridržavati se pravila za prezentaciju izvještaja, što će pomoći da vaš govor bude zanimljiv.
Glavni cilj govornika je u osnovi:
- informisati slušaoce o nečemu u kratkom vremenskom periodu;
- demonstrirati vizuelni materijal (dijagrami, grafikoni, grafikoni…);
- pokušajte prenijeti informacije na najlakše dostupne načine;
- da iskristalizirate najkorisnije i najvažnije informacije iz cijelog toma, predstavite podatke i činjenice tako da ih je lako zapamtiti.
Na osnovu namjene, predmeta, djelatnosti u kojoj se objavljuje, zavisi i dizajn izvještaja. Možete napisati poruku u slobodnoj formi i slobodno se ponašati prema govorniku tokom demonstracije. Ponekad je potrebno pridržavati sepotrebni građevinski blokovi.
Na primjer, dizajn izvještaja iz naučne oblasti je uvijek strukturiran i identičan naučnom radu na kojem se predstavlja prezentacija.
Pogledajmo glavne komponente izvještaja. Kao primjer, uzmimo dizajn izvještaja koji predstavlja naučni rad. Sličan algoritam radnji pogodan je za pripremu izvještaja o bilo kojoj temi.
- Tekst mora početi pozdravom. Na primjer: “Poštovani prisutni, članovi komisije, gosti (ovdje treba navesti glavne grupe prisutnih, u zavisnosti od prirode događaja)!”.
- Upoznati prisutne sa jasnim naslovom teme izvještaja. Možete učiniti ovo: „Vaša pažnja je pozvana na izvještaj o temi… Dozvolite mi da počnem s…“(Ako je ovo naučna tema, onda možete početi s relevantnošću predložene teme, a zatim nastaviti do cilja, zadataka, a zatim do pregleda procesa i rezultata).
- Dalje, nakon uvodnog dijela, možete početi prepričavati glavni proces naučnog (marketinškog, itd.) istraživanja. Poželjno je ovaj prijelaz podvući riječima. Publika će se lakše orijentirati, a vama će biti lakše zadržati njihovu pažnju. Može se formulisati na sljedeći način: „Sada da pređem na glavne rezultate studije. Dozvolite mi da sada detaljnije predstavim faze našeg istraživanja.”
- Bilo bi jako dobro razbiti sve informacije u blokove. To se može postići sugeriranjem da se cijeli proces razmatra u odvojenim fazama. Na primjer: "Istraživanje na temu … obavljeno je unekoliko faza. Sada ćemo ukratko o njima. Dakle, u prvoj fazi smo se okrenuli… ".
Ovaj dio izvještaja je najinformativniji, duži, tako da se morate pobrinuti da interesovanje publike ne nestane. U tome će vam pomoći različiti materijali za prezentaciju koji sadrže grafikone, dijagrame, ilustracije, itd.
Ali treba imati na umu da njihova prevelika količina može još više umoriti publiku i izazvati iritaciju. Stoga vrijedi odabrati najvažnije i najpotrebnije slajdove koji pojačavaju vaš govor, a izbjegavati kaleidoskop svih vrsta slika koje čovjek teško da će imati vremena da vidi, a kamoli da ih razumije.
- Vrijedi uzeti u obzir da morate jasno razumjeti koja ilustracija prati tekst. One moraju odgovarati i nadopunjavati jedna drugu. U tekstu celog izveštaja veoma je potrebno zabeležiti šta tačno slajd treba da bude na ekranu kada izgovarate određene reči.
- Na kraju izvještaja potrebno je ukratko sumirati najvažnije stvari, kako bi se izveo logičan zaključak. Da kažem sažeto. do čega ste došli u svojim zaključcima, koje razvojne puteve vidite dalje.
- Obavezno izrazite zahvalnost na pažnji, ponudite da pređete na diskusiju.
U zaključku možemo reći ovo: „Hvala (nekome) na prilici da govorim, prisutnima na pažnji. Predlažem da pređemo na diskusiju o predstavljenim rezultatima.”
Kao što vidite, dizajn izvještaja treba da bude što je više moguće strukturiran. Ovo jepomoći će govorniku da se lako snalazi u informacijama, odgovara na pitanja, može se ponovo i iznova vraćati na tekst u slučaju tačaka diskusije, kao i tokom cijele rasprave.
