Osiguravanje efikasnog rada svakog preduzeća povezano je sa pravilnom organizacijom toka dokumenata. Od velikog značaja je i kontrola rokova za izvršenje dokumenata. Činjenica je da i obični zaposlenici i šefovi odjela snose odgovornost za blagovremeno i ispravno rješavanje pitanja sadržanih u dokumentima. Zatim razmotrite koji su rokovi za izvršenje dokumenata.
Opće informacije
Rokovi za izvršenje dokumenata utvrđuju se propisima, odlukama ili organizaciono-administrativnim aktima.
Dostupnost informacionog i referentnog sistema u preduzeću omogućava brzu pretragu registrovanih dokumenata po bilo kom znaku. Konkretno, prilikom registracije, osnovni detalji dokumenata se unose u bazu podataka: dolazni/odlazni brojevi, podaci o pošiljaocu i primaocu, rok dospijeća, itd.
Klasifikacija
Postoje pojedinačni i standardni usloviizvršenje dokumenata. Potonje su određene zakonom. To uključuje, posebno, rokove za ispunjavanje instrukcija Vlade, šefova izvršnih federalnih struktura, parlamentarne istrage, građanske žalbe, odluke/odluke organa upravljanja privrednim organizacijama, itd.
Pojedinačni rokovi za izvršenje dokumenata utvrđuju se, po pravilu, direktno u njihovim tekstovima ili u rezoluciji. Takve indicije su prisutne, posebno, u regulatornim i administrativnim dokumentima, statističkim i drugim izvještajima.
Rokove za izvršenje dokumenata rukovodilac može utvrditi usmeno.
Propisi
U odredbama ovih propisa, rokovi za izvršenje dokumenata razlikuju se u zavisnosti od njihove vrste.
Na primjer, instrukcije označene kao "hitno" moraju se izvršiti u roku od tri dana od datuma potpisivanja. Napominjemo da odbrojavanje ne počinje od datuma prijema papira, već od datuma potpisivanja.
Ako postoji naznaka "brzo", tada nije predviđeno više od 10 dana za izvršenje dokumenta.
Ako nije navedeno, period izvršenja naloga nije duži od mjesec dana.
Promjene datuma
U praksi se često javljaju situacije kada je iz objektivnih razloga nemoguće izvršiti dokument na vrijeme. S tim u vezi, preduzeće mora da odobri proceduru za promenu roka za sprovođenje pojedinih akata. Treba napomenuti da se primjenompravila su neophodna, ako je moguće, samo u izuzetnim slučajevima.
Odluku o promjeni roka za izvršenje dokumenta može donijeti samo zaposlenik koji ga je prvobitno odredio. Trenutna poslovna pravila ne definiraju minimalne i maksimalne granice prijenosa. Stoga ih menadžment preduzeća mora samostalno uspostaviti na osnovu zahtjeva razumnosti i valjanosti.
Prema opštim pravilima usvojenim u praksi, dozvoljeno je produženje roka za najviše 3 dana. U ovom slučaju, inicijativa bi trebala doći od zaposlenika kome je taj zadatak povjeren. On treba da opravda i dogovori promjenu roka za izvršenje dokumenta sa upravom.
Nalog za prijenos
Sve radnje vezane za promenu roka za izvršenje dokumenta moraju biti evidentirane u relevantnim aktima.
Prenos perioda mora biti opravdan. Za to zainteresovana osoba može dati jedan od sljedećih prijedloga:
- O odgađanju roka sa obrazloženjem razloga zašto se dokument ne može izvršiti u navedenom roku.
- O uključivanju suizvršitelja ako lice nema dovoljno ovlaštenja da izvrši nalog.
- O imenovanju drugih izvođača.
Treba reći da izvođač mora brzo djelovati. Nemojte kontaktirati menadžment 2-3 dana prije isteka roka.
Kontrolne operacije
Praćenje poštivanja rokovazadaci uključuju:
- Fiksacija prilikom registracije svih dokumenata i naloga uprave kompanije.
- Provjera dostave zadataka izvođačima na vrijeme.
- Podsjetnik zaposlenima i šefovima odjela o predstojećim rokovima ili njihovom isteku.
- Unošenje u formulare za registraciju informacija o prenosu naloga sa jednog izvršioca na drugog, promjenom roka predviđenog za izvršenje zadataka.
- Obaveštenje menadžera o procesu izvršenja dokumenata.
- Unošenje informacija o izvršenim narudžbama u formulare za registraciju, uklanjanje zadataka iz kontrole.
- Formiranje analitičkih referenci i izvještaja o kontroli vremena.
Njanse
Sve radnje koje zahtijevaju izvršenje i odgovor treba staviti pod kontrolu. U administrativnim spisima, odluke su predmet praćenja. U isto vrijeme, svaka stavka koja se u njima nalazi (tj. svaki zadatak, zadatak) stavlja se pod kontrolu.
Sekretar načelnika treba da kontroliše izvršenje usmenih naredbi načelnika.
Automatski nadzorni sistem
U posljednje vrijeme mnoga preduzeća u svom radu koriste kompjuterske programe i baze podataka. Automatizirani sistemi uvelike olakšavaju aktivnosti organizacija, štede vrijeme zaposlenima.
Prilikom registracije dokumenata kontrola se vrši automatski prilikom popunjavanja kolone "Rok dospijeća". Istovremeno na sebedokument može imati pečat o prihvatanju na kontrolu. Njegovo prisustvo je izvođaču neophodnije.
Da bi osigurali trenutnu kontrolu, odgovorni zaposleni svakodnevno, obično na početku dana, provjeravaju listu dokumenata čije vrijeme izvršenja ističe tog dana. U preduzećima koja koriste interni sistem elektronske pošte, upozorenja o isteku roka se šalju na računar izvođača na automatizovan način. Takođe možete podesiti softver da automatski štampa odgovarajuće papire.
Izvršavanje dugoročnih zadataka
Kontrola izvršenja dokumenata koji sadrže složene instrukcije odvija se u fazama. Uključuje trenutno, preventivno i naknadno praćenje.
Trenutna kontrola je već razmotrena gore. Preventivni nadzor se vrši na dokumentima čiji rok ističe za 2-3 dana. U skladu s tim, zaposlenik još uvijek ima vremena da završi zadatak.
Nalog se uklanja iz kontrole nakon izvršenja. Može se izraziti u sastavljanju i slanju odgovora, primanju dokumentovane potvrde i sl. Rezultat izvršenja se upisuje u registarsku karticu. Takođe označava datum izvršenja, broj predmeta u kojem je dokument zaveden.
Završna kontrola
Pruža se, po pravilu, u velikim preduzećima. Završni nadzor sprovode zaposleni zaduženi za praćenje izvršenja instrukcija, odnosno sekretari.
Uobičajeno, kompanija postavlja učestalost praćenja. Monitoring se može vršiti svakog mjeseca, kvartala ili sedmice. U stvari, završna kontrola je procjena discipline učinka u preduzeću iu njegovim strukturnim odjelima.
FZ № 229
Jedan od oblika zaštite interesa subjekata je i sudski postupak. U praksi se najčešćim tužbenim zahtjevima smatraju izjave kojima se traži dosuđivanje naknade za određene povrede prava. Takvi postupci završavaju izvršnim postupkom.
Nakon stupanja na snagu odluke o predmetu, podnosiocu zahtjeva se izdaju izvršne isprave. Rok za ispunjavanje uslova za njih određuju zaposleni u FSSP (sudski izvršitelji).
U dijelu 1.30 člana FZ br. 229 propisano je da je osnov za pokretanje postupka izvršna isprava i izjava tužioca. Ovi papiri se dostavljaju na mjestu primjene zakonom predviđenih mjera prinude, utvrđenih u skladu sa odredbama čl. 33 navedenog normativnog akta.
Rok za podnošenje dokumenta na izvršenje je 3 dana od dana predaje FSSP odjeljenju. IL (izvršni nalog) koji sadrži zahtjev za povratak djeteta koje je nezakonito prebačeno ili zadržano u Ruskoj Federaciji, radi ostvarivanja prava pristupa u vezi s njim u skladu sa međunarodnim ugovorom, kao i zahtjev za njegovo traženje, dostavlja se sudskom izvršitelju najkasnije narednog dana nakon ulaska u FSSP.
Pokretanje postupka ili odbijanje da se to učiniizdato dekretom. Izdaje se u roku od 3 dana od dana prijema materijala od strane sudskog izvršitelja.
Ako se IL mora izvršiti odmah, nakon što je primljen u jedinicu FSSP, prenosi se na zaposlenog čija se ovlaštenja proteže na mjesto izvršenja. Ako je odsutan, materijal prima drugi izvršitelj. U ovom slučaju, odluka o otvaranju proizvodnje ili odbijanju iste mora biti donesena najkasnije jedan dan nakon ulaska u Servis.
Ako je rješenje o izvršenju prvi put ušlo u FSSP, sudski izvršitelj određuje rok za dobrovoljno izvršenje rješenja o izvršenju. U rješenju o pokretanju postupka naveden je relevantni period. Istovremeno, sudski izvršitelj je dužan upozoriti dužnika na mogućnost primjene mjera prinude nakon isteka roka određenog za dobrovoljno izvršenje. Dužnik se takođe obavještava da će mu biti naplaćeni troškovi izvršenja radnji predviđenih članovima 112. i 116. Saveznog zakona br. 229, kao i naknada za izvršenje.
Rok za dobrovoljno izvršenje izvršne isprave, u skladu sa dijelom 12. čl. 30 je jednako pet dana. Obračun počinje od dana prijema rješenja od strane dužnika. U slučaju izbjegavanja ispunjenja uslova, obveznik se obavještava o početku postupka izvršenja. Zakonodavstvo predviđa, na primjer, mjere kao što je zapljena imovine sa njenom naknadnom prodajom.
